Karyawan, kontraktor, atau tanggungan Shell saat ini atau sebelumnya

Apa yang tercakup dalam Pemberitahuan Privasi ini?

Setiap individu di dalam grup perusahaan Shell (‘Shell’ atau ’kami’) bertanggung jawab untuk melindungi data pribadi tentang satu sama lain serta data pribadi milik pelanggan, mitra bisnis, dan pemasok kami.

Pemberitahuan Privasi ini memberikan informasi tentang data pribadi yang diproses oleh Shell terkait individu yang saat ini atau sebelumnya merupakan karyawan, karyawan magang atau kontraktor individual, serta tanggungan dari karyawan Shell (‘Staf Shell’). Untuk Staf Shell yang juga merupakan pelanggan ritel atau pengguna aplikasi atau situs web Shell dalam kapasitas apa pun selain sebagai Staf Shell, harap lihat pemberitahuan privasi terkait di www.shell.com. Bagi individu yang melamar pekerjaan atau yang mengikuti acara perekrutan atau menjalani penilaian di Shell, silakan lihat Pemberitahuan Privasi- Perekrutan di www.shell.com/careers.

Pemberitahuan Privasi ini selalu tunduk pada hukum lokal yang berlaku.

Pemberitahuan Privasi ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses, untuk tujuan apa, berapa lama kami menyimpan data pribadi itu, cara mengakses dan memperbarui data pribadi Anda, dan tempat mencari informasi lebih lanjut.

Selain Pemberitahuan Privasi ini, pemberitahuan privasi lainnya menjelaskan cara kami memproses data pribadi terkait proses SDM spesifik (seperti program Open Resourcing, OneHealth IT, dan International Mobility) serta pemberitahuan privasi lokal di antara negara tempat kami beroperasi untuk mencerminkan praktik dan persyaratan hukum lokal.

Data pribadi apa yang kami proses?

Kami memproses data pribadi yang diperlukan untuk mengelola hubungan kerja, merekrut kontraktor dan karyawan magang, serta memberikan tunjangan kepada tanggungan tertentu dari karyawan Shell.

Hal ini mencakup informasi kontak rumah pribadi, tanggal lahir, status perkawinan, informasi gaji dan rekening bank, informasi upah dan tunjangan termasuk informasi penerima, kontak darurat, informasi kinerja pekerjaan, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk mengelola hubungan kerja, merekrut kontraktor, dan memberikan tunjangan kepada tanggungan tertentu dari karyawan Shell (seperti tanggungan yang mendampingi karyawan Shell saat menjalani penugasan ekspatriat).

Data pribadi yang sensitif

Kami juga memproses beberapa kategori data pribadi yang khusus (‘data pribadi yang sensitif’) seperti data terkait kesehatan, ras atau asal etnis, keyakinan agama atau filosofi, orientasi seksual, pendapat politik, dan keanggotaan serikat pekerja dari individu hanya apabila perlu untuk tujuan mematuhi hukum tenaga kerja dan jaminan sosial, apabila perlu untuk tujuan memberikan saran dan dukungan medis di tempat kerja, melindungi kepentingan vital individu (apabila terjadi situasi darurat), apabila perlu untuk alasan kesehatan masyarakat, atau apabila individu telah memberikan persetujuan tegas mereka.

Untuk tujuan apa kami memproses data pribadi Anda?

Kami mungkin memproses data pribadi Anda:

untuk memenuhi kewajiban kami guna mematuhi hukum dan peraturan lokal;
untuk kepentingan bisnis yang sah (misalnya manajemen kinerja untuk memastikan kami memiliki personel yang memenuhi syarat dan kompeten atau untuk tujuan kesehatan, keselamatan, dan keamanan guna memastikan bahwa hanya personel berwenang dapat mengakses situs atau aset tertentu) atau
apabila kami mendapatkan persetujuan tegas dari Anda.

Ingatlah bahwa secara umum, Shell tidak mengupayakan atau mengandalkan persetujuan Staf Shell untuk pemrosesan data pribadi. Akan tetapi, terdapat situasi terbatas yang memerlukan persetujuan, seperti jika diharuskan oleh hukum lokal yang berlaku termasuk untuk pemrosesan data pribadi yang ‘sensitif’.

Data pribadi yang diminta dari Staf Shell adalah data minimum yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum dan/atau kontrak dan memberikan peluang untuk mengikuti program atau memberikan tunjangan. Kelalaian untuk memberikan informasi yang diharuskan dapat berpengaruh negatif terhadap kemampuan Anda untuk tetap menjalani hubungan kerja, magang, atau ikatan kerja sebagai kontraktor, atau mengikuti program atau menerima tunjangan.

Dalam kasus tersebut, apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, dan tunduk pada hukum lokal yang berlaku sebaliknya, Anda sewaktu-waktu berhak untuk mencabut persetujuan Anda. Ini tidak akan memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelum pencabutan persetujuan. Akan tetapi, pencabutan persetujuan mungkin berdampak atas kemampuan Anda untuk tetap dipekerjakan atau menjalani ikatan kerja atau mengikuti program atau menerima tunjangan.

Pemantauan

Semua aktivitas tentang peralatan IT Shell dan/atau saat terhubung ke jaringan IT Shell mungkin dipantau untuk tujuan bisnis yang sah. Untuk informasi lebih lanjut, lihat pedoman penggunaan pribadi http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Semua Staf Shell menerima lencana akses yang memungkinkan Shell untuk mencatat tanggal, waktu, dan titik akses yang dilakukan oleh individu di dalam kompleks dan aset Shell. Data dari sistem akses dan keamanan digunakan:

untuk tujuan kesehatan, keselamatan, dan keamanan, khususnya perlindungan aset Shell, Staf Shell, dan pengunjung di kompleks Shell;
mematuhi persyaratan hukum dan peraturan, khususnya apabila terdapat persyaratan hukum lokal untuk memberikan informasi kepada pemerintah/lembaga pengawas;
untuk memantau (secara keseluruhan) jumlah individu yang masuk dan bekerja di kompleks Shell untuk perencanaan sumber daya manusia dan riil estat; dan
apabila kontraktor saja (bukan karyawan Shell) tanggal dan waktu masuk dan keluarnya mereka dari kompleks Shell digunakan untuk manajemen dan kontrol keuangan.

Sebagian besar kompleks dan aset kami dilengkapi dengan kamera pengawas (CCTV). Apabila kamera pengawas digunakan, mereka akan teridentifikasi. Kamera pengawas digunakan untuk kesehatan, keselamatan, dan keamanan, khususnya untuk melindungi aset Shell, staf Shell, dan pengunjung kompleks Shell. Semua gambar secara rutin dihapus kecuali terdapat insiden kesehatan, keselamatan, atau keamanan, dan dugaan atau realita aktivitas kejahatan. Jika itu terjadi, gambar tersebut akan dilihat oleh tim penyelidikan internal Shell dan secara eksternal jika diharuskan atau diizinkan secara hukum oleh lembaga penegak hukum atau pemerintah lainnya.

Penyaringan

Dalam rangka mematuhi kewajiban hukum dan peraturan, untuk melindungi aset dan karyawan tetap/kontraktor Shell, dan khususnya memastikan bahwa Shell dapat mematuhi hukum kontrol perdagangan, anti-pencucian uang, dan/atau penyuapan dan korupsi, serta persyaratan peraturan lainnya, kami melakukan penyaringan terhadap semua karyawan dan kontraktor secara berkala. Penyaringan ini dilakukan atas daftar sanksi yang ditujukan untuk umum atau diterbitkan pemerintah dan dibandingkan dengan informasi yang dimiliki tentang Anda oleh Shell (misalnya dari daftar Konflik Kepentingan – lihat di sini untuk informasi lebih lanjut). Setiap data pribadi yang dikumpulkan melalui penyaringan tidak menyebabkan pengambilan keputusan otomatis terkait kesesuaian untuk keberlanjutan pekerjaan, magang, atau ikatan kerja sebagai kontraktor.

Siapa yang bertanggung jawab atas data pribadi yang dikumpulkan?

Shell International BV bersama perusahaan tempat Anda bekerja (atau untuk tanggungan, perusahaan tempat karyawan Shell bekerja) baik sendiri atau bersama-sama dengan afiliasinya di dalam grup perusahaan Shell.

Untuk kontraktor individual, perusahaan di dalam Grup Shell yang telah mengontrak layanan Anda, sendiri atau bersama-sama dengan afiliasinya di dalam grup perusahaan Shell dan perusahaan/agensi yang mengontrak/tempat bekerja/eksternal Anda.

Kepada siapa kami akan membagikan data pribadi?

Data pribadi Anda diproses secara eksklusif untuk tujuan yang dimaksud di atas (atau untuk tujuan sekunder apabila terkait erat, seperti menyimpannya) dan hanya akan dibagikan atas dasar mutlak harus tahu kepada:

Perusahaan lain di dalam grup perusahaan Shell, termasuk perusahaan yang mungkin berlokasi di luar lokasi Anda dan/atau Area Ekonomi Eropa (“EEA”);
Agen pihak ketiga, penyedia layanan, dan/atau subkontraktor resmi Shell; dan
Pejabat publik yang berwenang, pemerintah, lembaga pengawas, atau fiskal apabila perlu untuk mematuhi kewajiban hukum atau peraturan yang mengikat satu atau beberapa perusahaan Shell yang terkait atau sebagaimana diizinkan oleh hukum lokal yang berlaku.

Pengalihan data pribadi Anda

Apabila data pribadi dialihkan ke perusahaan di dalam Grup Shell dan/atau ke penyedia layanan agen pihak ketiga, dan/atau subkontraktor resmi yang mungkin berlokasi di dalam atau di luar lokasi Anda (termasuk di luar Area Ekonomi Eropa) kami mengambil tindakan organisasi, sesuai kontrak, dan hukum untuk memastikan bahwa data pribadi Anda secara eksklusif diproses untuk tujuan yang disebutkan di atas dan bahwa tindakan perlindungan yang memadai telah diterapkan untuk mengamankan data pribadi. Langkah-langkah ini mencakup Peraturan Korporat yang Mengikat untuk pengalihan di antara Grup Shell dan mekanisme pengalihan yang disetujui Komisi Eropa untuk pengalihan kepada pihak ketiga di negara yang tidak dianggap menyediakan tingkat perlindungan data memadai serta persyaratan hukum lokal tambahan. Anda dapat meminta salinan ini dengan menghubungi privacy-office-SI@shell.com.

Keamanan data pribadi Anda

Mengingat sifat Grup Shell, data pribadi Anda dan data pribadi tanggungan Anda mungkin dialihkan ke negara di luar lokasi Anda. Apabila hal itu terjadi, kami mengambil tindakan untuk memastikan bahwa hak privasi Anda dan hak privasi tanggungan Anda terus terlindungi sesuai dengan Peraturan Korporat yang Mengikat dan hukum yang berlaku di Shell.

Kami telah menerapkan teknologi dan kebijakan dengan tujuan melindungi privasi Anda dari akses tidak sah dan penggunaan yang tidak patut dan kami akan memperbarui langkah-langkah ini seiring perkembangan teknologi baru, sesuai kebutuhan.

Berapa lama Anda menyimpan data pribadi?

Semua informasi, termasuk data pribadi dikelola sesuai dengan standar Grup Shell untuk Manajemen Informasi dan Catatan dan dihapus secara aman setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan bisnis yang sah atau untuk tujuan hukum/peraturan.

Dengan pengecualian yang diperlukan untuk mematuhi persyaratan hukum lokal:

informasi yang dimuat dalam berkas personel disimpan paling lama 10 tahun setelah hubungan kerja Anda berakhir;
informasi terkait tunjangan pensiun disimpan paling lama 99 tahun sejak dimulainya hubungan kerja;
setiap data pribadi yang dikumpulkan sebagai bagian dari penyaringan terhadap daftar sanksi yang tersedia untuk umum atau diterbitkan pemerintah dan sumber media disimpan paling lama 15 tahun sejak pertama kali dikumpulkan.
nama, tanggal, waktu, dan titik akses untuk semua individu yang masuk ke kompleks Shell disimpan selama 3 tahun sejak setiap akses;
apabila individu dipecat atau kontrak mereka diakhiri karena pelanggaran serius, termasuk melanggar Peraturan Penyelamatan Jiwa Shell atau melanggar Pedoman Perilaku Shell, informasi itu disimpan paling lama 30 tahun setelah berakhirnya hubungan kerja.

Dalam semua kasus, informasi mungkin disimpan selama a) jangka waktu lebih lama apabila terdapat alasan hukum atau peraturan untuk melakukannya (dalam hal ini, informasi akan dihapus setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan hukum atau peraturan) atau b) jangka waktu lebih singkat apabila Anda atau tanggungan Anda keberatan dengan pemrosesan data pribadi mereka dan tidak ada lagi tujuan sah untuk menyimpannya.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di sini terkait manajemen Catatan Grup Shell termasuk variasi lokal:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Bagaimana cara saya mengakses data pribadi saya?

Kami bermaksud mempertahankan informasi Anda yang ada pada kami seakurat mungkin. Anda dapat mengakses data pribadi Anda, meminta perbaikan, atau penghapusan data pribadi (tetapi hanya apabila tidak lagi diperlukan untuk tujuan bisnis yang sah) dan meminta agar pemrosesan data pribadi Anda dibatasi. Bagi individu yang memiliki akses HR Online, Anda dapat mengakses data pribadi Anda melalui:

https://hronline.shell.com/

Atau, silakan hubungi penasihat SDM lokal Anda. Jika Anda merupakan kontraktor, Anda disarankan berbicara dengan perusahaan/lembaga yang mengontrak/tempat bekerja eksternal Anda.

Siapa yang dapat saya hubungi untuk informasi lebih lanjut?

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di beranda Privasi Data:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Jika Anda memiliki masalah, pertanyaan, atau keluhan terkait pemrosesan data pribadi Anda, hubungi kami di Privacy-Office-SI@shell.com atau di Shell Group Chief Privacy Officer di Shell International B.V. The Hague, The Netherlands - Trade Register, No. 27155369 Correspondence: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Jika Anda tidak puas dengan penanganan data pribadi Anda oleh Shell, maka Anda berhak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data Anda sendiri atau Dutch Data Protection Authority yang beralamat di Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Netherlands. Silakan kunjungi https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en untuk informasi lebih lanjut.

Silakan lihat pemberitahuan privasi lokal untuk detail tentang pejabat perlindungan data lokal (jika ada) dan juga untuk detail otoritas privasi data lokal Anda. Atau, kami akan memberikan kepada Anda detail kontak, apabila sesuai, segera setelah diminta dengan menghubungi Privacy-Office-SI@shell.com.