Karyawan, kontraktor, atau tanggungan Shell saat ini atau sebelumnya

Pemberitahuan ini menetapkan data pribadi yang kami kumpulkan, tujuan pengumpulannya, dan hak Anda terkait hal ini.

Apa yang tercakup dalam Kebijakan Privasi ini?

Setiap individu di dalam grup perusahaan Shell (‘Shell’ atau ’kami’) bertanggung jawab untuk melindungi data pribadi tentang satu sama lain serta data pribadi milik pelanggan, mitra bisnis, dan pemasok kami.

Pemberitahuan Privasi ini memberikan informasi tentang data pribadi yang diproses oleh Shell terkait individu yang saat ini atau sebelumnya merupakan karyawan, karyawan magang atau kontraktor individual, serta tanggungan dari karyawan Shell (‘Staf Shell’).

Untuk pelanggan ritel individu, anggota program loyalitas Shell, pengunjung situs-situs web Shell atau pengguna aplikasi Shell, lihat Pemberitahuan Privasi - B2C di https://www.shell.co.id/in_id/kebijakan-privasi/b2c-notice.html.

Untuk individu yang melamar kerja di Shell, atau yang menghadiri acara perekrutan atau mengikuti penilaian untuk Shell, lihat Pemberitahuan Privasi - Perekrutan Shell Group di https://www.shell.co.id/in_id/kebijakan-privasi/job-applicant-notice.html.

Pemberitahuan ini juga tersedia dari situs web Shell di berbagai lokasi tempat kami beroperasi, dalam bahasa setempat dan untuk mencerminkan persyaratan setempat yang sesuai.

Selain Pemberitahuan Privasi ini, pemberitahuan privasi khusus dan pernyataan privasi tambahan dapat berisi informasi lebih lanjut tentang cara kami memproses data pribadi Anda sehubungan dengan proses HR yang spesifik (seperti Open Resourcing, OneHealth IT dan program Mobilitas Internasional). Dalam contoh-contoh tersebut, pemberitahuan privasi akan dikomunikasikan kepada Anda secara terpisah. Pemberitahuan privasi ini dapat bervariasi di setiap negara tempat kami beroperasi untuk mencerminkan praktik lokal dan persyaratan hukum yang berlaku.

Pemberitahuan privasi ini menjelaskan jenis data pribadi Anda yang diproses, alasan dan tujuan pemrosesan data pribadi Anda oleh kami, durasi penyimpanan data pribadi Anda oleh kami, cara mengakses dan memperbarui data pribadi Anda, serta opsi-opsi yang Anda miliki terkait data pribadi Anda, dan tempat mencari informasi lebih lanjut.

Kategori data pribadi tentang Anda yang kami kumpulkan.

Data pribadi apa saja tentang Anda yang kami proses?

Pengumpulan informasi

Kami memproses data pribadi yang diperlukan untuk mengelola hubungan kerja, merekrut kontraktor dan karyawan magang, serta memberikan tunjangan kepada tanggungan tertentu dari karyawan Shell.

Hal ini mencakup informasi kontak rumah pribadi, tanggal lahir, status perkawinan, informasi gaji dan rekening bank, informasi upah dan tunjangan termasuk informasi penerima, kontak darurat, informasi kinerja pekerjaan, informasi yang diperlukan untuk memastikan Anda memiliki hak untuk bekerja di negara/negara-negara di mana Anda mengadakan hubungan kerja, serta informasi lainnya yang diperlukan untuk mengelola hubungan kerja, merekrut kontraktor, dan memberikan tunjangan kepada tanggungan tertentu dari karyawan Shell (seperti tanggungan yang mendampingi karyawan Shell saat menjalani penugasan ekspatriat).

Data pribadi yang bersifat spesifik 

Kami juga memproses beberapa kategori khusus data pribadi (‘data pribadi yang bersifat spesifik ’), berdasarkan Undang-undang Indonesia No. 27 tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (“UUPDP”) termasuk data dan informasi tentang kesehatan individu, data biometrik, data genetika, catatan Kesehatan, data anak, data keuangan pribadi dan/atau data lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (Pasal 4 ayat (2) UUPDP).

Kami hanya akan memproses data pribadi tersebut jika diperlukan untuk tujuan mematuhi undang-undang hubungan kerja dan jaminan sosial, untuk menetapkan, melaksanakan, atau mempertahankan klaim atau jika diperlukan untuk tujuan menyediakan saran dan dukungan medis dalam pekerjaan, melindungi kepentingan individu yang vital (seperti dalam keadaan darurat), apa bila diperlukan untuk alasan kesehatan publik yang izinnya telah diberikan oleh individu tersebut secara explisit.

Kami hanya memproses data pribadi Anda apabila kami memiliki dasar hukum untuk melakukannya.

Mengapa kami memproses data pribadi Anda?

Kami memproses data Anda:

• untuk memenuhi kewajiban kami untuk mematuhi hukum dan peraturan setempat;
• untuk kepentingan bisnis yang sah (termasuk manajemen kinerja untuk memastikan kami memiliki personel yang memenuhi syarat dan kompeten atau untuk tujuan kesehatan, keselamatan, dan keamanan, agar hanya personel yang diizinkan yang dapat mengakses lokasi atau aset tertentu, litigasi dan pembelaan klaim); atau
• apabila kami mendapatkan izin tegas dari Anda.

Ingatlah bahwa secara umum, Shell tidak mengupayakan atau mengandalkan persetujuan Staf Shell untuk pemrosesan data pribadi. Namun, terdapat batasan situasi apabila izin diperlukan, seperti jika diwajibkan oleh hukum setempat yang berlaku.

Data pribadi yang diminta dari Staf Shell adalah data minimum yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum dan/atau kontrak dan memberikan peluang untuk mengikuti program atau memberikan tunjangan. Kegagalan untuk memberikan informasi yang diharuskan dapat berpengaruh negatif terhadap kemampuan Anda untuk tetap menjalani hubungan kerja, magang, atau ikatan kerja sebagai kontraktor, atau mengikuti program atau menerima tunjangan.

Dalam kasus-kasus dimana pemrosesan didasarkan pada persetujuan, dan tunduk pada hukum lokal yang berlaku yang menetapkan sebaliknya, Anda sewaktu-waktu berhak untuk mencabut persetujuan Anda. Ini tidak akan memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelum pencabutan persetujuan. Akan tetapi, pencabutan persetujuan mungkin berdampak atas kemampuan Anda untuk tetap dipekerjakan atau menjalani ikatan kerja atau mengikuti program atau menerima tunjangan.

Tujuan pemrosesan data pribadi Anda.

Untuk tujuan apa kami memproses data pribadi Anda?

Kami memproses data pribadi yang tercakup dalam Pemberitahuan Privasi ini untuk tujuan berikut ini:

• Sumber Daya Manusia, manajemen personel, pelaksanaan proses bisnis, manajemen internal, pelaporan manajemen, analisis dan pengembangan organisasi - termasuk anggaran, perencanaan finansial dan organisasi, administrasi, kompensasi, manajemen kinerja;
• Kesehatan, keselamatan, dan keamanan - termasuk perlindungan jiwa atau kesehatan Staf Shell, kesehatan dan keselamatan kerja, perlindungan aset Shell dan autentikasi status individu dan hak akses; atau
• Kepatuhan hukum dan/atau peraturan - termasuk kepatuhan terhadap persyaratan hukum atau peraturan.

Kami juga dapat memproses data pribadi Anda untuk tujuan sekunder apabila berkaitan erat, seperti:

• menyimpan, menghapus, atau menganonimkan data pribadi Anda;
• keperluan pencegahan penipuan, audit, investigasi, penyelesaian sengketa atau asuransi, litigasi, dan pembelaan klaim; atau
• penelitian statistik, historis, atau ilmiah.

Pemantauan

Semua aktivitas tentang peralatan IT Shell dan/atau saat terhubung ke jaringan IT Shell mungkin dipantau untuk tujuan bisnis yang sah.

Semua Staf Shell menerima lencana akses yang memungkinkan Shell untuk mencatat tanggal, waktu, dan titik akses yang dilakukan oleh individu di dalam kompleks dan aset Shell. Data dari sistem akses dan keamanan digunakan:

• untuk tujuan kesehatan, keselamatan, dan keamanan, untuk mencegah penipuan, dan khususnya perlindungan aset Shell, Staf Shell, dan pengunjung properti Shell;
• demi mematuhi peraturan hukum dan undang-undang, terutama ketika ada peraturan hukum setempat yang mewajibkan Anda memberikan informasi kepada pemerintah/badan pengawas;
• untuk memantau (secara agregat) jumlah individu yang masuk dan bekerja di gedung Shell untuk sumber daya manusia dan perencanaan real estat; dan
• dalam kasus hanya kontraktor (bukan karyawan Shell), hanya tanggal dan waktu masuk dan keluar dari bangunan Shell yang digunakan untuk tujuan manajemen dan kontrol finansial.

Sebagian besar kompleks dan aset kami dilengkapi dengan kamera pengawas (CCTV). Apabila kamera pengawas digunakan, mereka akan teridentifikasi. Kamera pengawas digunakan untuk kesehatan, keselamatan, dan keamanan, khususnya untuk melindungi aset Shell, staf Shell, dan pengunjung kompleks Shell. Semua gambar secara rutin dihapus kecuali terdapat insiden kesehatan, keselamatan, atau keamanan, dan dugaan atau aktivitas kejahatan aktual. Jika itu terjadi, gambar tersebut akan dilihat oleh tim penyelidikan internal Shell dan secara eksternal jika diharuskan atau diizinkan secara hukum oleh lembaga penegak hukum atau pemerintah lainnya.

Penyaringan

Dalam rangka mematuhi kewajiban hukum dan peraturan, untuk melindungi aset dan karyawan tetap/kontraktor Shell, dan khususnya memastikan bahwa Shell dapat mematuhi hukum kontrol perdagangan, anti-pencucian uang, dan/atau penyuapan dan korupsi, serta persyaratan peraturan lainnya, kami melakukan penyaringan terhadap semua karyawan dan kontraktor secara berkala. Penyaringan ini dilakukan atas daftar sanksi yang ditujukan untuk umum atau diterbitkan pemerintah dan dibandingkan dengan informasi yang dimiliki tentang Anda oleh Shell (misalnya dari daftar Konflik Kepentingan - lihat di sini untuk informasi lebih lanjut).

Setiap data pribadi yang dikumpulkan melalui penyaringan tidak akan melibatkan pemrofilan atau pengambilan keputusan otomatis terkait kesesuaian untuk keberlanjutan pekerjaan, magang, atau ikatan kerja sebagai kontraktor.

Siapa yang bertanggung jawab atas setiap data pribadi yang dikumpulkan?

PT SHELL INDONESIA, yang beralamat di Talavera Office Park 22-26th Floor, Jl. Letjen. TB Simatupang Kav. 22-26, Jakarta Selatan, Jakarta, 12430, Indonesia, akan bertanggung jawab untuk memproses data pribadi Anda (termasuk data pribadi tanggungan), bersama-sama dengan afiliasinya dalam grup perusahaan Shell dan perusahaan/agensi yang mengontrak/perusahaan eksternal Anda.

Dengan siapa kami berbagi data pribadi Anda?

Kepada siapa kami akan membagikan data pribadi?

Data pribadi Anda diproses secara eksklusif untuk tujuan yang dimaksud di atas dan hanya akan dibagikan berdasarkan asas perlu mengetahui hanya kepada:

• Perusahaan lain dalam grup perusahaan Shell, termasuk perusahaan yang berlokasi di luar lokasi Anda;
• Agen pihak ketiga, penyedia layanan, auditor eksternal, dan/atau subkontraktor Shell; dan
• Pejabat publik yang berwenang, pemerintah, lembaga pengawas, atau fiskal apabila perlu untuk mematuhi kewajiban hukum atau peraturan yang mengikat satu atau beberapa perusahaan Shell yang terkait atau sebagaimana diizinkan oleh hukum setempat yang berlaku; atau
• Setiap perorangan yang diajukan Shell untuk mengalihkan hak dan/atau kewajibannya.

Data pribadi Anda dapat dialihkan ke luar negara Anda, dengan langkah-langkah perlindungan yang sesuai.

Pemindahan data pribadi Anda ke negara lain

Apabila data pribadi Anda telah dialihkan ke perusahaan di dalam grup Shell dan/atau ke pihak ketiga resmi yang berlokasi di luar negara Anda, kami mengambil tindakan organisasi, sesuai kontrak, dan hukum untuk memastikan bahwa data pribadi Anda secara eksklusif diproses untuk tujuan yang disebutkan di atas dan bahwa tindakan perlindungan yang memadai telah diterapkan untuk mengamankan data pribadi Anda. Langkah-langkah ini meliputi Aturan Korporat Mengikat untuk pemindahan di antara grup Shell, dan untuk perusahaan Shell di UE, Komisi Eropa menyetujui mekanisme pemindahan untuk pemindahan ke pihak setiga serta persyaratan tambahan hukum setempat. Anda dapat menemukan salinan Aturan Korporat Mengikat Shell di https://www.shell.co.id/in_id/kebijakan-privasi.html atau dengan menghubungi privacy-office-SI@shell.com.

Shell berkomitmen untuk melindungi data pribadi Anda.

Keamanan data pribadi Anda

Kami telah menerapkan teknologi dan kebijakan dengan tujuan melindungi privasi Anda dari akses tidak sah dan penggunaan yang tidak patut dan kami akan memperbarui langkah-langkah ini seiring perkembangan teknologi baru, sesuai kebutuhan.

Shell hanya menyimpan data pribadi Anda selama periode waktu yang ditentukan.

Berapa lama kami menyimpan data pribadi Anda?

Semua informasi, termasuk data pribadi, dikelola sesuai dengan standar grup Shell untuk Manajemen Informasi dan Catatan dan dihapus secara aman setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan bisnis yang sah atau untuk tujuan hukum/peraturan.

Dengan beberapa pengecualian yang diwajibkan untuk mematuhi persyaratan hukum setempat:

• Informasi yang terkandung dalam berkas personel disimpan selama tidak lebih dari 10 tahun setelah hubungan kerja Anda berakhir;
• informasi terkait manfaat pensiun disimpan selama tidak lebih dari 99 tahun sejak hubungan kerja Anda dimulai;
• data pribadi apa pun yang dikumpulkan sebagai bagian dari penyaringan berdasarkan daftar sanksi yang tersedia untuk umum atau diterbitkan oleh pemerintah dan disimpan selama tidak lebih dari 15 tahun sejak mereka bertemu untuk pertama kalinya;
• nama, tanggal, dan akses poin untuk seluruh individu yang masuk ke Shell disimpan selama 5 tahun dari setiap akses;
• apabila individu telah diberhentikan atau kontrak mereka diakhiri karena kesalahan serius, termasuk pelanggaran terhadap Aturan Keselamatan Jiwa Shell, atau melanggar Pedoman Perilaku Shell, informasi tersebut disimpan selama maksimal 30 tahun pasca pengakhiran.

Dalam semua kasus, informasi mungkin disimpan selama (a) jangka waktu lebih lama apabila terdapat alasan hukum atau peraturan untuk melakukannya (dalam hal ini, informasi akan dihapus setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan hukum atau peraturan) atau (b) jangka waktu lebih singkat apabila Anda keberatan dengan pemrosesan data pribadi mereka dan tidak ada lagi tujuan bisnis yang sah untuk menyimpannya.

Hak Anda dan cara pelaksanaannya.

Hak Anda terkait data pribadi Anda

Kami bermaksud menjaga informasi Anda pada kami seakurat mungkin. Anda dapat meminta:

• akses ke data pribadi Anda;
• perbaikan atau penghapusan data pribadi Anda (tetapi hanya jika data tersebut tidak diperlukan untuk kepentingan bisnis yang sah);
• pemrosesan data pribadi Anda dibatasi; dan/atau
• menerima data pribadi yang telah Anda berikan kepada Shell, dalam format digital yang terstruktur untuk dikirimkan kepada pihak lainnya, jika secara teknis dapat dilakukan.

Bagi individu yang memiliki akses HR Online, Anda dapat mengakses data pribadi Anda melalui: https://hronline.shell.com/.

Atau, hubungi penasihat HR lokal Anda. Jika Anda merupakan kontraktor, Anda disarankan berbicara dengan perusahaan/lembaga yang mengontrak/tempat bekerja eksternal Anda. Untuk mantan karyawan atau tanggungan, hubungi privacy-office-SI@shell.com.

Siapa yang Anda hubungi jika Anda memiliki pertanyaan, masalah, atau keluhan tentang data pribadi Anda?

Jika Anda memiliki masalah, pertanyaan, atau keluhan terkait pemrosesan data pribadi Anda, silakan lihat pemberitahuan privasi Shell yang terkait di lokasi Anda, atau sebagai alternatif Anda dapat menghubungi Privacy-Office-SI@shell.com.

Anda juga dapat menghubungi Shell Group Chief Privacy Officer di alamat Shell International B.V. The Hague, The Netherlands - Trade Register, No. 27155369 Correspondence: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Jika Anda tidak puas dengan penanganan data pribadi Anda oleh Shell, maka Anda berhak untuk mengajukan keluhan kepada Dutch Data Protection Authority yang beralamat di Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, The Netherlands. Silakan kunjungi https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en untuk informasi lebih lanjut.

Pemberitahuan Privasi ini diperbarui dari waktu ke waktu.

Perubahan pada Pemberitahuan Privasi ini

Pemberitahuan Privasi ini dapat diubah dari waktu ke waktu. Anda disarankan untuk meninjau Pemberitahuan Privasi ini secara berkala agar mengetahui adanya perubahan. Pemberitahuan Privasi ini diperbarui terakhir kali pada Mei 2023.