Setiap perusahaan pasti memiliki aset sebagai penunjang aktivitas operasionalnya. Agar aktivitas operasional berjalan dengan baik, perusahaan perlu melakukan pemeliharaan aset. Termasuk mengetahui lokasi dan kondisi aset yang dimiliki. Di sinilah sistem asset tracking dibutuhkan.

Sebelum membahas lebih jauh mengenai asset tracking, sebaiknya Anda memahami apa beda inventory dan aset. Sebab pada praktiknya, penerapan asset tracking dan inventory tracking akan berjalan dengan cara yang berbeda pula.

Perbedaan Aset dan Inventory

Aset merupakan komponen yang mengacu pada sumber daya ekonomi yang dimiliki atau dikelola oleh sebuah entitas atau bisnis untuk mendapatkan manfaat, baik jangka pendek maupun jangka panjang di masa depan. Aset terbagi ke dalam dua tipe, yakni aset tetap (yang nantinya terbagi lagi jadi aset tangible dan intangible. Jika aset merupakan sesuatu yang disimpan dan dirawat untuk jangka waktu yang lama, aset lancar hanya disimpan dalam jangka pendek namun tidak dimaksudkan untuk dijual secara langsung dan mendapatkan keuntungan.

Sementara itu inventory mengacu pada barang jadi atau bahan mentah yang digunakan untuk memproduksi barang jadi untuk dijual. Inventory terbagi ke dalam tiga tipe, yakni bahan mentah, work in progress, serta barang jadi. Karena tujuannya langsung dijual dan mendapatkan keuntungan, maka inventory tidak dimaksudkan untuk disimpan dalam waktu yang lama.

Asset Tracking vs. Inventory Tracking

Jika berbicara mengenai asset tracking vs inventory tracking, intinya keduanya memiliki peran yang sama, yakni melacak properti sebuah perusahaan. Namun, adanya perbedaan antara aset dan inventory menjadikan cara pelacakan keduanya berbeda. Pada pengelolaan inventory, sistem pelacak atau sistem inventory tracking akan melacak persediaan barang yang masuk dan keluar dari toko dan gudang perusahaan. sementara itu pada pengelolaan aset, pelacakan akan dilakukan pada peralatan serta perlengkapan yang digunakan sebuah perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.

Perbedaan mendasar dari asset tracking dan inventory tracking salah satunya adalah tujuan dari pelacakan tersebut. Jika asset tracking adalah upaya untuk menyelamatkan aset dari kehilangan dan kerusakan, maka inventory tracking dilakukan untuk menyelamatkan barang-barang dari masa kedaluarsa. Dengan pelacakan inventory yang baik, maka barang-barang dapat terjual sebelum masa berlakunya habis.

Selain itu, tipe penanda atau tag-nya pun berbeda. Pada asset tracking, yang digunakan adalah asset tag dengan ID unik, sementara inventory hanya ditandai dengan label dengan SKU yang tersemat pada label tersebut.

Walaupun proses pemeliharaan aset bisa dilakukan secara manual, namun pencatatan dengan cara manual ini memiliki banyak kelemahan. Seperti rentan kehilangan, pengelompokan data yang kurang baik, dan lain-lain. Apalagi jika perusahaan memiliki aset serta inventory dalam jumlah banyak. Cara manual tentu saja akan menghabiskan banyak waktu dan tidak efektif. Karena itu, penggunaan sistem tracking atau pelacakan akan sangat membantu.

Namun, sebelum membahas Asset Tracking lebih jauh, Anda perlu memahami istilah lain yang akrab digunakan dalam bidang ini, yakni Real-Time Monitoring Asset.

Real-Time Monitoring Asset

Secara sederhana, Real-Time Monitoring Asset adalah metode untuk mendorong perusahaan agar mengoptimalkan konsumsi penggunaan aset mereka dibandingkan hanya fokus pada ketersediaan dan kinerja asetnya.

Bagaimana Perusahaan Bisa Menerapkan Real-Time Monitoring Asset?

Pada dasarnya, Real-Time Monitoring Asset bisa digunakan untuk memantau kinerja setiap lini di perusahaan, meningkatkan keamanan data, serta mengecek produktivitas karyawan dan kepuasan pelanggan.

Singkatnya, Real-Time Monitoring Asset bakal membantu bisnis mengidentifikasi hal yang tidak berjalan sesuai prosedur di perusahaan.

Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk mengimplementasikan Real-Time Monitoring Asset untuk sebuah bisnis. Bisa dengan menggunakan tools atau menyediakan sistem khusus sesuai kebutuhan.

Tipsnya, Anda hanya perlu memilih platform dengan biaya yang terjangkau dan mudah digunakan. Selain itu, platform tersebut harus canggih demi mendukung kinerja perusahaan.

Pengertian Asset Tracking

Asset tracking adalah salah satu metode yang digunakan untuk menelusuri aktiva tetap atau aset fisik. Biasanya, metode ini digunakan untuk penelusuran harta berwujud yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.

Tidak semua aset yang dimiliki perusahaan dapat ditelusuri dengan metode ini. Umumnya, hanya harta yang digunakan untuk keperluan produktif dan memiliki umur ekonomis panjang saja yang biasa ditelusuri. Seperti komputer, furniture kantor, kendaraan, dan mesin-mesin pendukung lainnya.

Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Asset Tracking?

Dengan bantuan asset tracking, maka semua data tersebut bisa disimpan, dimunculkan kembali jika terjadi kehilangan, atau direvisi kembali perusahaan Anda membutuhkannya. Selain itu, asset tracking bisa melindungi semua data penting perusahaan yang memang tidak boleh dibocorkan.

Manfaat Penerapan Asset Tracking Pada Perusahaan

1. Membantu Penelusuran Aktiva Tetap

Aktiva tetap atau fixed asset umumnya terdiri dari peralatan penunjang kegiatan perusahaan. Jika ada kendala dengan aset tersebut, maka kegiatan perusahaan juga dapat terhambat. Dengan penelusuran aset secara berkala, Anda bisa meminimalisir kendala semacam ini.

2. Membantu Mencatat Fixed Asset yang Dimiliki

Sebagai bagian dari aset, setiap pencatatan fixed asset menjadi hal penting bagi perusahaan. Kondisi fixed asset bisa mempengaruhi laporan keuangan perusahaan. Karena itu, jika Anda lalai dalam melakukan pencatatan atau pendokumentasian, hasil laporan keuangan bisa jadi bermasalah.

3. Memperoleh Visibilitas Aset yang Lebih Baik

Kapan suatu aset dibeli? Kapan aset tersebut mendapatkan perawatan terakhir kali? Jika perusahaan hanya memiliki satu atau dua aset tetap, jawaban pertanyaan tersebut tentu saja cukup mudah. Apalagi jika orang yang bertanggung jawab dengan aset tersebut masih sama sejak pertama kali aset tersebut dibeli.

Tapi, bayangkan jika perusahaan Anda memiliki banyak sekali aset. Atau bagaimana jika penanggung jawab aset perusahaan baru saja berubah. Bayangkan berapa banyak waktu yang terbuang untuk mengetahui informasi sederhana tersebut?

Dengan menggunakan sistem asset tracking, pertanyaan tersebut bisa Anda jawab dengan mudah. Bahkan hanya dalam waktu beberapa menit atau detik saja. Penelusuran aset dapat membantu Anda mendapatkan visibilitas aset dengan lebih baik. Termasuk tanggal pembelian dan perawatan terakhir seluruh aset perusahaan.

4. Mengetahui Nilai Depresiasi Fixed Asset

Laporan fixed asset dan nilai depresiasinya adalah bagian penting dari laporan keuangan perusahaan. Bahkan, kondisi fixed asset bisa menjadi pertimbangan bagi pihak pengambil keputusan sebelum berinvestasi ke perusahaan. Jumlah dan nilai fixed asset dapat menjadi gambaran bagaimana profil suatu perusahaan. Karena itu, mencatat dan mengetahui nilai depresiasi dari aset yang dimiliki adalah sesuatu yang penting.

5. Menjalankan Audit Aset dengan Lebih Efisien dengan Asset Tracking

Ada banyak cara untuk melakukan audit aset. Cara yang paling umum adalah dengan audit manual. Tentu saja cara manual ini akan menghabiskan banyak waktu. Anda mungkin memerlukan satu pekan atau satu bulan khusus hanya untuk menjalankan audit.

Akan tetapi, Anda bisa melakukan proses audit ini dengan lebih mudah. Yaitu dengan menjalankan sistem penelusuran aset. Sistem ini membantu proses audit menjadi lebih mudah dan efisien. Anda tinggal memindai label aset dan membandingkannya dengan daftar aset yang tersimpan secara elektronik. Cara ini bukan hanya menghemat waktu kerja, tapi juga membantu meminimalisir human error yang umum terjadi dalam proses manual.

Itulah informasi seputar asset tracking dan manfaatnya bagi perusahaan Anda. Selain itu, asset tracking juga dapat digunakan untuk mengelola manajemen kendaraan operasional perusahaan dan instansi dalam pengisian bahan bakar.

Mari, beri rancangan manajemen kendaraan operasional bisnis Anda bersama Shell Fleet Solutions. Dengan menggunakan kartu Shell Fleet Card dari Shell Fleet Solutions, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan kontrol budget bahan bakar, pengalokasian dana, efisien, menganalisa transaksi bahan bakar, minimalisasi waktu administrasi, mengurangi kelalaian pegawai dalam proses pelaporan, lebih aman dan mudah.

Untuk informasi lengkap seputar Shell Fleet Card, Anda dapat mempelajarinya lewat laman resmi Shell Indonesia. Selamat mencoba!

Baca artikel terbaru kami

Bagaimana Cara Kerja RFID & Apa Saja Jenisnya?

Teknologi Radio Frequency Identification (RFID) bisa meningkatkan performa perusahaan manufaktur. Berikut penjelasannya!

Mengenal Lebih Dekat Anggaran Biaya Operasional Bisnis

Anggaran biaya operasional adalah biaya yang dikeluarkan untuk menjaga proses penjualan, pemasaran, atau administrasi agar bisa berjalan lancar. Cari tahu info lengkapnya di sini!!

5 Manfaat Real Time Monitoring pada Bisnis Anda

Real Time Monitoring jadi cara efisien memantau operasional. Shell Fleet Card jadi implementasi Real Time Monitoring yang bermanfaat untuk bisnis Anda.