Cost Control: Pengertian, Elemen & Langkah Penerapannya untuk Perusahaan

Cost control berperan penting untuk menjaga kondisi keuangan perusahaan agar selalu sehat dan terhindar dari defisit.

Tujuan utama didirikannya sebuah perusahaan tentu mencari keuntungan atau profit oriented. Salah satu faktor penting dalam mencetak keuntungan perusahaan adalah cost control atau pengendalian biaya.

Dengan pengendalian biaya, perusahaan Anda akan memiliki keuangan yang sehat serta terhindar dari defisit. Berikut ini ulasan mengenai cost control berikut elemen dan langkah penerapannya untuk perusahaan. Mari disimak.

Pengertian Cost Control

Secara sederhana, cost control adalah upaya untuk mengendalikan biaya, pengeluaran bisnis. Sederhananya, cost control digunakan untuk efisiensi biaya operasional perusahaan. Adapun pengendalian biaya tersebut dapat meliputi, perencanaan, pelaksanaan hingga biaya operasional.

Pakar ekonomi, Bambang Hartadi, menjelaskan cost control adalah upaya pengendalian struktur organisasi, cara, dan ketentuan yang saling berkaitan pada perusahaan.

Hal itu bertujuan untuk melindungi aset perusahaan, meningkatkan efisiensi, mengevaluasi kinerja akuntansi, dan memastikan kebijakan perusahaan dilakukan dengan baik. Pengendalian biaya adalah faktor penting dalam menjaga dan meningkatkan profitabilitas sebuah perusahaan.

Ketika menjalankan pengendalian biaya, perusahaan bakal membandingkan kondisi keuangan aktualnya dengan ekspektasi anggaran yang dibuat. Perusahaan dapat merumuskan solusi apabila biaya aktual yang dikeluarkan lebih tinggi dari rencana awal.

Elemen Cost Control

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengendalian biaya agar upaya tersebut dapat menghasilkan finansial sehat perusahaan. Berikut sejumlah elemen cost control yang perlu dipahami:

1. Pemahaman Pekerjaan

Anda dapat mengacu pada cost management sebelumnya untuk memahami pekerjaan dengan baik. Anda juga dapat memakai taksiran anggaran terperinci serta profil pelacakan yang menyediakan basis pengendalian dan penjadwalan biaya. Hal ini untuk memastikan anggaran yang dikelola dapat lebih akurat dan detail sehingga performa perusahaan dapat terukur.

2. Mengetahui yang Sudah Dikerjakan

Anda dapat menyiapkan laporan data kinerja aktual yang konsisten dengan anggaran terperinci, dan tepat waktu. Audit laporan keuangan dapat dilakukan dalam elemen ini, termasuk pemeriksaan terhadap jumlah pengeluaran bila diperlukan.4

3. Memahami Perbandingan Kinerja

Mengetahui perbandingan kinerja aktual dengan norma kinerja adalah tugas cost control proyek. Anda dapat menganalisis performa finansial perusahaan terkini. Hasilnya dapat menjadi acuan manajemen untuk memperbaiki kesalahan atau hal-hal yang berdampak buruk bagi perusahaan.

4. Apa yang Masih Bisa Dikerjakan?

Mencari tahu yang masih bisa dilakukan adalah elemen cost control yang tak kalah penting. Anda perlu mengeksplorasi apa yang masih dapat dikerjakan agar keuangan dapat stabil dan berkembang. Perkirakan hasil potensial dari situasi keuangan terkini perusahaan.

5. Melakukan Koreksi

Melakukan identifikasi serta penerapan tindakan korektif menjadi hal yang wajib dilakukan dalam cost control proyek. Kedua hal tersebut dapat mengoreksi rincian biaya yang tidak relevan. Dengan langkah evaluasi pada tugas cost control proyek ini diharapkan menekan pemborosan dari segi pengadaan barang serta jasa.

6. Pemberian Training kepada Seluruh Karyawan

Sudah bukan rahasia lagi bahwa dunia kerja saat ini dijalankan oleh empat generasi. Dilansir dari Shell Singapura bahwa lebih dari setengah tenaga kerja global diisi oleh generasi muda (milenial dan Generasi Z). Namun, masih ada jumlah yang signifikan dari generasi yang lebih tua (Generasi X dan Baby Boomers) yang juga merupakan bagian dari tenaga kerja.

Setiap Fleet Manager perlu paham bahwa penting untuk dapat mengatasi berbagai kebutuhan dan harapan dari rentang usia yang beragam ini, dan menerapkan pendekatan manajemen yang lebih gesit dan inklusif. Makanya, dibutuhkan training terkait cost control untuk seluruh karyawan, berapapun usianya.

Training ini juga bisa jadi salah satu cara mentoring lintas generasi di mana karyawan muda bisa mengajari karyawan senior untuk menggunakan teknologi terbaru, seperti Shell Fleet Card. Sebaliknya generasi yang lebih tua bisa memberikan bimbingan mengenai keterampilan interpersonal dan komunikasi. Generasi yang berbeda memiliki banyak hal yang dapat dipelajari dan ditawarkan satu sama lain.

Elemen Utama Biaya Perusahaan

Setelah mengetahui apa saja elemen cost control, selanjutnya akan dibahas apa saja elemen utama yang mempengaruhi biaya di dalam sebuah perusahaan. Biaya produksi dapat diartikan sebagai seluruh biaya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk maupun layanan yang bertujuan mendatangkan pendapatan serta keuntungan bagi perusahaan.1

Ada tiga elemen utama dari biaya produksi, yaitu:2

1. Bahan Baku

Adalah elemen berwujud yang digunakan dalam membuat sebuah produk. Biaya bahan baku dapat bersifat langsung maupun tidak langsung. Bahan baku langsung adalah yang digunakan dalam produksi dan dapat dihitung, sedangkan bahan baku tidak langsung, tidak bisa dilacak atau sengaja tidak dilacak demi efisiensi.

2. Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja merupakan upah serta gaji yang dibayarkan perusahaan ke orang-orang yang terikat kontrak dengan perusahaan untuk terlibat dalam proses produksi. Seperti halnya bahan baku, biaya tenaga kerja juga dapat bersifat langsung dan tidak langsung.

Biaya tenaga kerja langsung termasuk upah yang dibayarkan kepada karyawan yang terlibat secara fisik dalam proses produksi. Sementara biaya tenaga kerja tidak langsung adalah upah lain terkait produksi tetapi tidak dapat ditelusuri kembali ke unit produk, misalnya upah pekerja pemeliharaan pabrik dan pengawas.

3. Overhead

Elemen biaya ketiga adalah overhead, yakni biaya yang dikeluarkan terkait dengan produksi tetapi tidak termasuk dalam biaya bahan baku maupun upah tenaga kerja. Biaya overhead biasanya meliputi penyusutan peralatan, sewa produksi, perlengkapan, asuransi, hingga lisensi.

Biaya overhead bisa menjadi biaya mayoritas produksi, terutama untuk bisnis skala kecil. Karenanya, pemilik usaha kecil, perlu berhati-hati mengenali biaya overhead.

Mengendalikan Elemen Biaya Produksi

Agar bisa mendapatkan keuntungan yang maksimal, penting bagi pengusaha untuk mengendalikan elemen biaya dan mengurangi cost.

Berikut beberapa tips menekan elemen biaya untuk menghemat biaya produksi:3

  • Merencanakan persediaan dan efisiensi penggunaan bahan baku. Bahan baku yang melimpah terkadang bisa membuat proses produksi lebih boros. Buatlah perencanaan penggunaan bahan baku produksi secara efisien agar saat stok bahan baku menipis tidak sampai mengganggu proses produksi.
  • Menyesuaikan upah karyawan. Penyesuaian upah maupun gaji tenaga kerja terkadang menjadi solusi untuk menghemat biaya produksi. Namun harus berhati-hati karena jika dilakukan tanpa pertimbangan justru akan membuat aset tenaga kerja menghilang dan berdampak pada produksi.
  • Menekan biaya overhead. Banyak biaya overhead yang tidak berhubungan langsung dengan produksi bisa ditekan untuk mengurangi pengeluaran, seperti listrik, internet, dan uang lembur.

Langkah Cost Control

Perlu langkah yang tepat untuk melakukan pengendalian biaya mengingat pentingnya upaya itu untuk mengelola keuangan perusahaan. Berikut langkah cost control yang dapat diterapkan di perusahaan Anda:

Pengendalian Pengawasan Fisik

Pimpinan memiliki tanggung jawab dalam pengendalian biaya karena mereka yang memiliki otoritas mengambil keputusan. Hal itu biasanya terjadi pada perusahaan kecil yang belum memiliki banyak divisi. Pada perusahaan berskala besar, cost control lazimnya dilakukan manajer atau staf pada divisi keuangan.5

Akuntansi Historis

Pimpinan perusahaan besar biasanya tak lagi memiliki waktu untuk mengelola pengeluaran bisnis setiap waktu. Dengan demikian, mereka hanya akan menggunakan data keuangan periode sebelumnya (akuntansi historis) untuk acuan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan.

Anggaran Statis dan Biaya Standar

Anggaran statis dan biaya standar biasanya dipakai pimpinan perusahaan untuk merencanakan serta mengendalikan kegiatan proyek yang tengah berlangsung. Saat perusahaan semakin berkembang, hal terpenting bukan lagi tentang membandingkan pekerjaan sekarang dengan tahun-tahun sebelumnya. Namun lebih ke memikirkan bagaimana pelaksanaan kegiatan di tahun berjalan dengan rencana yang sudah ditentukan.6

Anggaran Fleksibel dan Biaya Standar

Sebuah proyek terkadang tak sesuai antara perencanaan dan kondisi lapangan. Bila hal ini terjadi, pimpinan harus memperbaiki sistem anggaran agar tidak melebihi budget dengan penerapan anggaran yang lebih fleksibel namun tetap terukur.

Tanggung Jawab Pusat

Pengendalian biaya dapat dilakukan pemimpin setiap divisi bagi perusahaan yang sudah memiliki banyak divisi. Hal ini dapat membantu untuk mengurangi potensi kesalahan apabila pengendalian biaya dilakukan langsung oleh pimpinan pusat. Pimpinan perusahaan biasanya hanya menerima laporan dari pimpinan divisi dan mempertanggungjawabkannya.

Kelola Armada dengan Fleet Card

Sebagai salah satu solusi menghemat biaya operasional bisnis, Anda bisa mulai menggunakan Shell Fleet Card untuk manajemen kendaraan perusahaan.7

Shell Fleet Card menjadi cara efektif dalam cost reduction dan mengefektifkan hal-hal yang terkait dengan bahan bakar kendaraan operasional bisnis.

Shell Fleet Card merupakan solusi penghematan biaya operasional karena perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan kontrol anggaran bahan bakar dan pengalokasian dana.

Shell Fleet Card juga memungkinkan Anda menganalisis transaksi bahan bakar, minimalisasi waktu administrasi, hingga mengurangi kelalaian pegawai dalam proses pelaporan dengan lebih aman dan mudah. Untuk informasi lengkap seputar Shell Fleet Card, Anda dapat mempelajarinya melalui laman resmi Shell Indonesia.

Salah satu pelanggan Shell di instansi pemerintahan di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, mengungkapkan pihaknya merasakan manfaat selama menggunakan Shell Fleet Card dan sejauh ini tidak mengalami masalah. “Sejauh ini, bagus-bagus saja. Plus, tak ada masalah,” ucapnya.

Pelanggan tersebut merasa terbantu dalam mengontrol pengeluaran untuk bahan bakar kendaraan. Selain itu, pihaknya juga mengaku merasakan adanya efisiensi dalam biaya operasional BBM.

"Shell Fleet Card sejauh ini sangat membantu saya dalam mengontrol pengeluaran bahan bakar, dan mempersingkat waktu administratif yang diperlukan untuk pelaporan," tambah pelanggan yang mengaku sangat puas dengan produk Shell Fleet Card.

Pelanggan tersebut pun menutup dengan harapannya agar pelayanan dari Shell dan juga Shell Fleet Card dapat terus ditingkatkan. “Lebih ditingkatkan lagi,” pungkasnya.

Demikan sejumlah penjelasan mengenai cost control secara teori dan contoh prakteknya. Semoga dari sini, Anda memiliki wawasan dasar dan prinsipil tentang penerapan cost control yang efektif.

1 https://www.investopedia.com/terms/p/production-cost.asp

2 https://smallbusiness.chron.com/element-cost-management-accounting-67261.html

3 https://shipper.id/blog/operasionalbisnis/strategi-untuk-menghemat-biaya-produksi

4 https://accurate.id/bisnis-ukm/cost-control-adalah/

5 https://www.jojonomic.com/blog/cost-control/

6 https://www.mbizmarket.co.id/news/cost-control-management/

7 https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/cost-reduction-management.html