Jika Anda adalah pelaku bisnis yang menggunakan banyak armada kendaraan dalam operasionalnya, salah satu sistem untuk mengoptimalkan kegiatan bisnis adalah fleet management system.

Lalu, seperti apa fleet management dan apa fungsinya untuk bisnis yang Anda miliki? Simak informasinya berikut ini!

Apa Itu Fleet Management System?

Fleet management adalah kegiatan pengelolaan suatu armada dalam sebuah perusahaan. Tujuannya adalah untuk memaksimalkan efisiensi dari kendaraan, meningkatkan produktivitas, memantau waktu service, serta meningkatkan keselamatan kendaraan dan pengemudinya, hingga konsumsi bahan bakar.

Fleet management sendiri adalah proses yang rumit. Tentu tidak mudah mengelola dan memantau armada agar bekerja dengan efisien. Oleh sebab itu, diterapkanlah fleet management system sebagai sistem untuk mengelola armada operasional. Transportasi perusahaan membutuhkan pengawasan secara terus menerus.

Melalui peranti yang terpasang pada kendaraan, seorang fleet manager bisa memahami dan mengolah data dari pengawasannya yang dilakukan. Data dan insight yang didapat bisa digunakan sebagai bahan evaluasi efisiensi kinerja suatu kendaraan. 

Tugas Fleet Manager

Fleet Manager adalah orang yang bertugas untuk mengontrol seluruh kendaraan operasional, mulai dari merekrut dan mengelola supir hingga menjaga efisiensi operasional kendaraan perusahaan. Singkatnya, tugas fleet manager mengelola kendaraan, supir, dan aset lainnya. Lebih jauh, di antara tugas fleet manager adalah:

  • Menjaga agar kinerja divisinya patuh pada kebijakan dan prosedur perusahaan
  • Memastikan agar divisinya patuh pada hukum dan peraturan yang berlaku
  • Melakukan pencatatan
  • Memimpin pegawai-pegawainya
  • Menjadwalkan, mengatur rute, merawat, dan memantau kendaraan operasional
  • Bernegosiasi dengan pemasok
  • Menyelesaikan masalah
  • Menganalisa efektivitas operasional
  • Menerapkan penjadwalan transportasi dan perubahan kebijakan

Penerapan Fleet Management System

Berbagai tool memang dibutuhkan untuk mengoptimalisasi roda-roda perusahaan yang harus terus berputar dengan lancar. Sebagai salah satu tool, fleet management system tentu membuatnya semakin lancar dan efektif. Meski membutuhkan biaya ekstra, namun berbagai industri akan mendapatkan manfaat yang besar dan tak ternilai dari penggunaan teknologi ini.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pemanfaatannya, ada beberapa kiat penerapan fleet management system yang dapat dilakukan perusahaan, seperti:

  • Menentukan target
    Menentukan target di awal serta memantau perkembangannya wajib dilakukan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang terlibat. Memiliki tujuan atau goals yang sama memungkinkan seluruh tim bekerja dengan padu untuk mencapai tujuan.

  • Komunikasikan
    Baik itu berbagi mengenai rencana manajemen aset maupun berbagi data mengenai data-data dari penggunaan armada, pastikan agar pengelola armada selalu hadir dan mengkomunikasikan semuanya dengan baik. Hal tersebut menegaskan peran armada dalam perusahaan dan mengapa pengelolaan yang baik sangat vital bagi kelancaran bisnis perusahaan.

  • Memilih kendaraan armada yang tepat
    Beberapa industri memang membutuhkan keahlian dan pengetahuan khusus untuk menentukan jenis kendaraan armada yang tepat dan dibutuhkan oleh perusahaan. Selain kualitas dan kemampuannya, seorang fleet manager harus mengetahui seluk beluk pemakaian, perawatan, skill pengemudi yang dibutuhkan, serta penggunaan bahan bakar. Contohnya, fleet management tambang tentu berbeda dengan manufaktur. Tidak hanya jenis, tapi skala dan ukuran kendaraannya juga jauh berbeda.

  • Fokus pada pengelolaan
    Artinya, fleet management system tidak hanya mengatur saat kendaraan sudah siap digunakan melainkan mulai dari pilihan pengemudi, medan, dan berbagai aspek penting. Fokus pada pengelolaan dari hulu ke hilir akan sangat membantu operasional armada untuk berjalan lebih lancar.

  • Gunakan uang dengan bijak
    Menggunakan uang dengan bijak dan optimal merupakan komponen penting dari fleet management system. Hal-hal seperti apakah kendaraan dan peralatan akan dibeli tunai, dicicil, disewa, serta nilai suku bunga, harga, pajak, dan lainnya harus dijadikan pertimbangan sebelum memutuskan. Pemanfaatan modal yang efektif sebaiknya dilakukan berdasarkan pemahaman mengenai apa yang akan didapat dari sebuah kendaraan serta pertimbangan ROI. Penempatan sumber daya manusia yang tepat juga penting. Pada fleet management tambang misalnya, sebaiknya tidak sekadar orang yang mengerti soal kendaraan secara umum, tapi juga memahami industri tersebut dari hulu ke hilir karena spesifiknya industri tambang membutuhkan pengetahuan tentang kendaraan yang spesifik pula.

Contoh Fleet Management System

Fleet Management System merupakan sistem yang dibuat secara menyeluruh untuk mengelola sekelompok kendaraan operasional. Contoh komponen utama pada fleet management system sendiri terdiri dari:

  • Software Manajemen
    Peranti lunak pada fleet management system bertugas untuk menghubungkan berbagai komponen yang terpasang dan pegawai yang mengontrol manajemen armada.

  • GPS atau Data Seluler
    Konektivitas merupakan komponen penting dari fleet management system. Oleh sebab itu, GPS atau data seluler sering digunakan pada peranti pelacak untuk mengirimkan data-data penting mengenai armada tersebut.

  • Peranti Pelacak
    Peranti pelacak atau tracking device ini bisa disematkan pada kendaraan untuk memberikan data tentang kinerja armada tersebut, sampai dengan konsumsi bahan bakar. Pada kasus tertentu, data dapat dipantau melalui aplikasi yang terpasang pada handphone. Selain disematkan pada kendaraan, terdapat juga peranti pelacak GPS yang dipegang oleh supir kendaraan operasional. Ataupun kartu bahan bakar untuk melacak konsumsi bahan bakar kendaraan.

  • Kendaraan
    Kendaraan yang digunakan disesuaikan dengan fungsi pada operasional perusahaan tersebut. Ukurannya dan jenisnya bermacam-macam. Pada fleet management system, Anda bisa menggunakan peranti yang disesuaikan dengan kendaraan-kendaraan tersebut.

  • Operator dan teknisi
    Dengan data yang disediakan oleh pelacak, baik supir, operator, teknisi, maupun staf kantor dapat berkoordinasi dan berkolaborasi untuk mencapai kinerja transportasi yang lebih efisien.

Manfaat Penting Dari Fleet Management System

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, software fleet management akan membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Namun selain itu, masih banyak manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan fleet management system:

1. Dapat Memantau Armada Secara Real-Time

Fleet management system dapat membantu proses pemantauan armada, baik secara jarak jauh ataupun dekat, melihat tingkat produktivitas karyawan atau pengemudi, performa armada berdasarkan tujuan, rute, hingga penggunaannya. Fleet management system juga memudahkan Anda jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman atau logistik. Hal ini juga dapat meminimalisir kekecewaan dan kepuasaan pelanggan terhadap operasi bisnis yang Anda miliki.

2. Meningkatkan Keamanan Armada dan Pengemudi

Fleet management system dirancang untuk menunjang keamanan pengendara atau staff perusahaan. Sistem ini sangat bermanfaat untuk memonitor kecepatan kendaraan, melacak rute driver, melihat perilaku driver saat berkendara, hingga memastikan pengemudi tidak melanggar rambu-rambu lalu lintas.

Fleet management system akan melaporkan kondisi secara otomatis. Dengan demikian, perusahaan dapat mengevaluasi perilaku pengemudi secara lebih cepat.

3. Memantau Penggunaan Bahan Bakar

Semua kendaraan yang digunakan dalam kegiatan operasional bisnis pasti membutuhkan bahan bakar. Namun, ternyata hal ini cukup menguras omset perusahaan. Pengelolaan bahan bakar yang tidak teratur tentu dapat mengganggu kelancaran dari sebuah bisnis. Dengan menggunakan fleet management system, bahan bakar lebih mudah dikelola dengan melacak informasi biaya yang dikeluarkan.

4. Mengontrol Kondisi Kendaraan

Perawatan kendaraan termasuk bagian penting untuk menjaga kualitas performa armada yang akan dikendarai. Fleet management system akan mengecek kualitas mesin dan memprediksi kapan harus melakukan service. Secara otomatis, sistem akan membunyikan alarm sebagai pengingat bila waktu maintenance sudah dekat. Terdapat pula pengingat kapan harus mengganti oli rutin.

Setelah memahami pengertian dari fleet management system serta manfaatnya bagi perusahaan bisnis Anda, berikut ini adalah beberapa tips efektif untuk menerapkan fleet management pada perusahaan:

5. Efisiensi Jarak Tempuh

Penggunaan fleet management system dengan basis GPS tracker akan mengetahui persentase dari durasi operasional dari setiap kendaraan armada Anda agar lebih seimbang.Selain itu, fleet management system juga memiliki fitur untuk memilih rute tercepat ke tempat tugas.

Memperbaiki Perilaku & Produktivitas Pengemudi

Fleet management system berbasis GPS tracker akan memberikan laporan hasil pemantauan dan penilaian dari pengemudi berdasarkan beberapa parameter perilaku si pengendara, seperti mengerem keras atau mendadak, mengebut, menikung tajam, dan lainnya.

Shell Fleet Solutions

Kartu BBM Pacabayar untuk efesiensi operasional armada, yang menawarkan kemudahan, fleksibilitas, kontrol, transparansi, dan penghematan untuk efesiensi perusahaan Anda.

Pelajari Lebih Lanjut

Digitalisasi Penugasan

Seorang operator bisa memberikan tugas lengkap beserta uraian informasinya kepada pengemudi melalui ponsel. Penyelesaiannya pun bisa dengan mudah dilacak dan bukti pengiriman bisa berupa foto langsung dikirim oleh pengemudi lewat aplikasi.

Itulah informasi seputar pengertian dan fungsi dari fleet management yang perlu Anda ketahui. Mari, beri rancangan manajemen kendaraan operasional bisnis Anda bersama Shell Fleet Card. Dengan menggunakan Shell Fleet Card, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan kontrol budget bahan bakar, pengalokasian dana, efisien, menganalisa transaksi bahan bakar, minimalisasi waktu administrasi, mengurangi kelalaian pegawai dalam proses pelaporan, lebih aman dan mudah.

Untuk informasi lengkap seputar Shell Fleet Card, Anda dapat mempelajarinya lewat laman resmi Shell Indonesia. Selamat mencoba!

Baca artikel terbaru kami

Memahami Asset Tracking dan Manfaat Penerapannya

Asset tracking adalah salah satu metode yang digunakan untuk menelusuri aktiva tetap atau aset fisik. Apa manfaatnya?

5 Manfaat Real Time Monitoring pada Bisnis Anda

Real Time Monitoring jadi cara efisien memantau operasional. Shell Fleet Card jadi implementasi Real Time Monitoring yang bermanfaat untuk bisnis Anda.

Bagaimana Cara Kerja RFID & Apa Saja Jenisnya?

Teknologi Radio Frequency Identification (RFID) bisa meningkatkan performa perusahaan manufaktur. Berikut penjelasannya!