Manajemen Aset: Pengertian, Siklus dan Manfaatnya untuk Bisnis

Manajemen aset kini menjadi salah satu elemen penting dalam pengelolaan perusahaan. Dalam manajemen aset, perusahaan didorong untuk mengatur pengelolaan dan siklus aset milik individu, organisasi atau perusahaan secara efektif untuk mencapai tujuan tertentu.

Lalu, apa pengertian manajemen aset, siklus dan manfaatnya untuk bisnis? Dan, apa yang dipelajari di manajemen aset?

Pengertian Manajemen Aset

Apa yang dimaksud dengan manajemen aset? Saat ini istilah manajemen aset sudah tak asing lagi mengingat semakin banyaknya orang Indonesia yang terkait dengan industri.

Secara sederhana, manajemen aset adalah sistem pemantauan yang menjaga setiap elemen yang bernilai bagi organisasi. Aset bisa hal yang berwujud maupun tidak berwujud.

Manajemen aset perusahaan juga berfungsi mengoperasikan, memelihara, dan mengembangkan aset agar bermanfaat bagi organisasi atau perusahaan¹.

N.H. Danylo dan A. Lemer dalam jurnal Asset management for the public works manager: Challenges and strategies (1998) mengatakan manajemen aset adalah metodologi distribusi sumber daya atau aset agar dapat digunakan secara efisien demi memenuhi tujuan tertentu².

Menurut Gima Sugiama dalam buku Manajemen Aset Pariwisata Bandung (2013), manajemen aset adalah seni memandu kekayaan atau aset³. Seni memandu tersebut termasuk proses perencanaan, audit, pemeliharaan, penghapusan dan pengalihan aset yang tidak sesuai.

Contoh Manajemen Aset pada Armada

Bagaimana cara mengelola aset perusahaan dengan baik? Manajemen aset pada armada atau Fleet Management System adalah sistem yang dibikin secara komprehensif untuk mengelola armada operasional. Berikut contoh pengelolaan aset pada perusahaan dengan Fleet Management System:

•  Armada

Perusahaan perlu memilih armada atau kendaraan yang sesuai dengan kebutuhan, mulai dari jenis hinga ukuran. Anda dapat menggunakan piranti yang cocok dengan armada tersebut lewat fleet management system⁴.

• Piranti Pelacak

Data tentang armada dapat diketahui melalui piranti pelacak yang dipasang di setiap armada, mulai dari kinerja sampai konsumsi bagan bakar.Data dapat mudah dicermati lewat aplikasi yang terpasang pada telepon genggam. Selain dipasang pada armada, piranti pelacak dapat dipegang supir armada operasional.

• Data Seluler atau GPS

Keterhubungan adalah komponen penting pada Fleet Management atau manajemen armada. Piranti pelacak sering menggunakan GPS atau data seluler untuk mengirimkan data penting ihwal kendaraan operasional yang dimiliki perusahaan.

• Software Manajemen

Cara menghubungkan berbagai komponen pada Fleet Management tentu membutuhkan software. Nantinya, software manajemen akan dikontrol pegawai agar bisa mengelola aset manajemen armada.

• Teknisi dan Operator

Operator, teknisi, support hingga staf kantor dapat melakukan koordinasi dengan efektif dan efisien lewat data yang disediakan pelacak.

Apa itu Siklus Aset Perusahaan?

kenapa manajemen aset itu penting? Selain memahami pengertian manajemen aset perusahaan dan contohnya, Anda tentu mengerti bahwa aset perusahaan mengalami sebuah siklus dalam setiap kegiatan operasionalnya.

Dalam hal ini, sebuah aset manajemen pasti akan mengalami masa senjanya sehingga perusahaan harus melakukan perawatan atau menyiapkan pembuangan jika tidak lagi bermanfaat.

Oleh karena itu, perusahaan juga membutuhkan siklus manajemen aset, yaitu pendekatan strategis yang dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan siklus hidup aset manajemen, seperti mesin produksi atau kendaraan perusahaan.¹

Memahami siklus aset manajemen perusahaan kemudian menetapkan siklus pengelolaan aset manajemen dapat membantu perusahaan menjaga aset lebih baik sehingga berguna mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.\

Baca juga: Pengelolaan Aset Perusahaan: Siklus, Tahapan, dan Manfaat

Fungsi Siklus Aset di Perusahaan

Apa fungsi aset pada sebuah perusahaan? Bagaimana cara mengelola aset perusahaan dengan baik? Seperti dijelaskan di atas, perusahaan mengandalkan aset untuk membantu menghasilkan pendapatan. Oleh karenanya, mempraktikkan siklus aset manajemen perusahaan dapat membantu perusahaan menyiapkan pemeliharaan peralatan, termasuk menentukan biaya perawatan hingga mengganti peralatan.²

Pendekatan berbasis data berfungsi untuk mengelola siklus hidup aset perusahaan, di antaranya:

• Menghitung nilai depresiasi
• Membuat tindakan preventif seperti jadwal perawatan
• Melihat kontribusi sebuah aset terhadap kegiatan operasional
• Menjadi sarana untuk memverifikasi kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan
• Menemukan biaya yang terkait dengan pengadaan dan penggantian

Lebih dari itu, mengelola siklus aset dengan strategi mengumpulkan data juga bermanfaat untuk mendapatkan informasi yang bisa meningkatkan kegiatan operasional, mengurangi risiko, dan meningkatkan pendapatan.

Tahapan Siklus Aset Perusahaan

Manajemen aset meliputi apa saja? Dan apa saja langkah-langkah manajemen aset untuk mencapai aset yang baik dan benar? Siklus aset bisa dibagi ke dalam beberapa tahapan sesuai jenis lini bisnis sebuah perusahaan. Namun, pada prinsipnya terdapat empat tahapan siklus aset manajemen perusahaan, yakni perencanaan, pengadaan, operasional atau perawatan, dan pembuangan. Berikut empat tahapan siklus aset perusahaan:³

• Perencanaan

Mengapa dibutuhkan perencanaan untuk mengelola manajemen aset? Perencanaan dilakukan untuk membantu menetapkan aset berdasarkan evaluasi aset yang ada. Perusahaan bisa melakukannya dengan memperkenalkan sistem manajemen yang dapat menganalisis tren dan data.

Tahap pertama dari siklus hidup aset ini sangat penting bagi semua pemangku kepentingan, mulai dari tim keuangan hingga operator.

Keputusan untuk membeli aset bergantung pada tahap ini atau sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tahap ini pun sangat berpengaruh pada operasi perusahaan dalam menghasilkan pendapatan.

• Pengadaan

Setelah berhasil mengidentifikasi aset dengan analisis sebagai sumber daya yang sangat dibutuhkan untuk meningkatkan bisnis, tahap selanjutnya adalah membelinya.

Tahap pengadaan atau akuisisi akan berfokus pada sisi keuangan untuk memperoleh aset sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan.

Tidak berhenti di situ, tim proyek juga harus mengawasi proses pengadaan untuk memastikan kepatuhan pada aturan sesuai tujuan investasi aset.

• Operasional dan Pemeliharaan

Bagaimana cara menjaga aset perusahaan? Operasional dan pemeliharaan adalah periode terpanjang dalam siklus aset. Pada tahap ini, perusahaan akan menerapkan manajemen aset, termasuk perawatan dan perbaikan sesuai kebutuhan.

Selama proses operasi, aset akan dipantau dan diperiksa secara teratur untuk setiap masalah kinerja yang dapat terjadi secara tidak terduga.⁴

Pemeliharaan perlu dilakukan untuk meningkatkan umur suatu aset. Perusahaan bisa melakukannya dengan melakukan pengecekan aset manajemen secara berkala.

• Pembuangan

Pembuangan aset merupakan fase akhir dari siklus hidup aset. Ketika aset sudah tidak memiliki nilai bisnis bagi sebuah perusahaan, pelepasan menjadi hal yang tak terhindarkan.

Hal yang perlu diperhatikan adalah setiap perusahaan memiliki jenis aset yang berbeda sehingga menentukan apakah harus didaur ulang atau dibuang.⁵

Sebelum membuang aset, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan kembali aset tersebut di beberapa sektor.

Pada tahap ini, pengumpulan data selama operasi dapat digunakan untuk merencanakan untuk menggunakan aset yang sama atau menggantinya dengan aset yang lebih baik.

• Siklus Pengelolaan Aset

Setelah memahami tahapan siklus aset di atas, Anda bisa menjabarkannya lebih detail sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut tahapan siklus manajemen aset perusahaan untuk lebih lengkapnya:

• Perencanaan Kebutuhan

Perencanaan kebutuhan aset harus dapat memberikan informasi tentang tingkat kebutuhan perusahaan atas aset tetap yang akan dikelola. Hal itu baik pengelolaan jangka panjang maupun jangka pendek.Perencanaan kebutuhan aset diharapkan dapat meningkatkan keuntungan dan menekan risiko kerugian perusahaan di masa mendatang.

• Pengadaan

Pengadaan aset adalah rangkaian kegiatan untuk mendapatkan aset manajemen, baik yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan maupun pihak luar yang ditunjuk sebagai penyedia aset.

• Inventarisasi

Perusahaan perlu melakukan pendataan atau inventarisasi aset manajemen berwujud maupun tidak berwujud. Kegiatan itu dapat dengan memberikan kode aset dan menuliskan keterangan mengenai suatu aset.

Keterangan dapat berupa luas aset, lokasi aset, harga perolehan aset, peruntukan aset, spesifikasi aset, bukti kepemilikan aset, hingga identitas penanggung jawab.

Data tersebut kemudian dilaporkan dan didokumentasikan untuk memperoleh data seluruh aset yang dikelola.

• Audit

Audit aset merupakan tahapan pemeriksaan mengenai status kepemilikan aset, sistem dan prosedur pengadaan, sistem serta alur pengalihan. Audit juga diperlukan untuk menemukan solusi pengelolaan aset yang tepat.

• Pengoperasian dan Pemeliharaan

Perusahaan mengoptimalisasi semua aset manajemen yang ada untuk terlibat, sesuai fungsinya masing-masing, dalam aktivitas bisnis. Untuk itu, perusahaan juga perlu melakukan pemeliharaan aset manajemen agar dapat berfungsi secara optimal dalam jangka waktu lama.

• Penilaian

Perusahaan perlu menentukan nilai aset untuk memetakan nilai kekayaan yang dimiliki, yang dialihkan maupun yang dihapus.

• Penghapusan dan Pengalihan

Perusahaan bakal memutuskan menghapus atau mengalihkan aset manajemen jika suatu aset tidak dapat dapat dimanfaatkan lagi. Pengalihan aset adalah pemindahan hak dan/atau tanggung jawab serta wewenang aset pada bidang lain. Adapun pemusnahan aset adalah penghancuran aset untuk mengurangi aset yang dimiliki perusahaan.

• Pembaruan

Sejumlah aset manajemen yang tidak lagi bekerja dengan optimal masih dapat diperbarui untuk dimanfaatkan kembali. Perusahaan dapat melakukan proses peremajaan aset sehingga aset tersebut dapat kembali berfungsi dengan baik.

Manfaat Manajemen Aset untuk Bisnis

Mengapa manajemen aset penting bagi perusahaan? Apa keuntungan dari manajemen aset yang baik? Penerapan manajemen aset perusahaan berfungsi mengurangi pengeluaran dan meningkatkan pemasukan. Ada pula deretan manfaat lain manajemen aset untuk bisnis sebagai berikut6:

• Memudahkan Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran perusahaan dapat dibantu dengan sistem khusus dalam manajemen aset. Sistem informasi manajemen aset memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kondisi aset. Sehingga, proses penyusunan anggaran perusahaan dapat lebih praktis dan fleksibel.

• Mempertahankan Nilai Aset

Perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan nilai aset karena rugi atau rusak dengan manajemen aset yang matang.

• Membuat Manajemen Risiko

Manajemen aset tidak dapat memprediksi ancaman di masa mendatang. Dengan demikian, penerapan manajemen aset perlu dilengkapi pembuatan manajemen risiko untuk membantu perusahaan dalam mengelola ketidakpastian aset di masa mendatang.

Baca juga: Manajemen Biaya untuk Keuntungan Perusahaan

Inovasi Manajemen Aset Perusahaan dari Shell

Shell Fleet Card sebagai produk terbaru Shell dapat membantu perusahaan Anda untuk asset tracking atau manajemen aset perusahaan yang lebih efektif dan efisien.

Sebagai layanan manajemen aset, Shell Fleet Card sebagai Fleet Solution akan membantu Anda melakukan pengalokasian dana secara efisien, kontrol anggaran bahan bakar, menekan waktu administrasi, hingga mengurangi kelalaian pegawai.

Shell Fleet Card menjadi cara kerja cerdas untuk memaksimalkan efisiensi, meningkatkan penghematan, atau membuat pilihan yang lebih berkelanjutan.

Salah satu praktik implementasi kemudahan Shell Fleet Card adalah setiap pengemudi dapat mengisi bahan bakar menggunakan Kartu Armada Shell, tanpa perlu uang tunai, di seluruh stasiun Shell yang tersebar di penjuru Indonesia.

Shell Fleet Card akan membantu Anda dan perusahaan menjalankan manajemen siklus aset dengan lebih cerdas untuk unggul dalam dunia industri yang terus berkembang.

¹ https://learn.g2.com/asset-management#asset-lifecyclemanajemen-aset/

² https://www.indeed.com/career-advice/career-development/life-cycle-asset-management

³ https://comparesoft.com/asset-management-software/asset-life-cycle/

⁴ https://www.gofmx.com/blog/asset-life-cycle-management/

⁵ https://www.selecthub.com/cmms/eam/asset-lifecycle-management/#5