Mengoptimalkan Operasional Small Business dengan Fleet Management System

Di era yang dinamis ini, Small Business (SME) atau Usaha Kecil dan Menengah (UKM) terus berkembang pesat sebagai fondasi perekonomian global dalam menciptakan lapangan pekerjaan dan pertumbuhan ekonomi. Namun, di balik kesuksesannya, terdapat tantangan dalam mengelola armada kendaraan secara efektif, biaya operasional yang tinggi, kurangnya visibilitas dan kontrol, serta risiko keamanan dan pemeliharaan menjadi batu sandungan utama.

Pengenalan konsep Fleet Management System (FMS) menjadi langkah penting dalam menjawab tantangan tersebut. FMS bukan sekadar sebuah alat, tetapi merupakan kunci untuk membuka potensi tersembunyi dalam operasional armada kendaraan Small Business (SME).

Lebih dari itu, peran Shell Card dalam Manajemen operasional kendaraan Small Business semakin krusial. Sebagai solusi pembayaran terintegrasi dalam pembelian bahan bakar, Shell Card menawarkan berbagai fitur yang mempermudah pengelolaan armada lebih efisien.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang bagaimana penggunaan Fleet Management System dan Shell Card dapat mengoptimalkan operasional Small Business.

Apa itu Small Business?

Small Business (SME) atau Usaha Kecil dan Menengah (UKM) adalah bisnis dengan jumlah karyawan terbatas dan pendapatan yang relatif moderat dibandingkan dengan perusahaan besar. Kriteria untuk mengkategorikan Small Business (SME) dapat bervariasi dari negara ke negara, tetapi biasanya mencakup faktor-faktor seperti jumlah karyawan, omset tahunan, dan nilai aset.

Small Business (SME) dapat dikategorikan menjadi mikro, kecil, dan menengah berdasarkan ukurannya. Misalnya, usaha mikro mungkin memiliki kurang dari 10 karyawan, sedangkan usaha kecil dapat memiliki hingga 50 karyawan, dan usaha menengah mungkin memiliki hingga 250 karyawan. Definisi ini membantu pemerintah dan organisasi menyesuaikan kebijakan dan dukungan untuk skala bisnis yang berbeda. 

Pentingnya Bisnis UKM

• Mendorong pertumbuhan ekonomi: Small Business (SME) adalah mesin penggerak pertumbuhan ekonomi yang kuat. Mereka berkontribusi signifikan terhadap PDB suatu negara, mendorong persaingan, dan menstimulasi inovasi dalam industrinya. Dengan menciptakan peluang kerja, Small Business (SME) memberdayakan masyarakat dan berkontribusi pada kemakmuran ekonomi secara keseluruhan.
• Memupuk inovasi: Karena kelincahan dan fleksibilitasnya, Small Business (SME) sering kali berada di garis depan inovasi. Mereka dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan pasar, bereksperimen dengan ide-ide baru, dan menghadirkan produk dan layanan baru kepada konsumen. Upaya inovatif mereka mendorong kemajuan teknologi dan meningkatkan daya saing di seluruh industri.
• Penciptaan lapangan kerja: Small Business (SME) adalah sumber vital penciptaan lapangan kerja, terutama di negara berkembang. Saat bisnis ini tumbuh dan berkembang, mereka mempekerjakan lebih banyak karyawan, mengurangi tingkat pengangguran, dan memberikan individu kesempatan untuk meningkatkan keterampilan mereka dan berkontribusi pada angkatan kerja.¹

Meskipun tangguh dan berperan besar, Small Business seringkali menghadapi keterbatasan sumber daya. Salah satu tantangan utama yang dihadapi Small Business adalah pengelolaan armada kendaraan mereka secara efektif.

Dalam hal ini, Small Business membutuhkan sistem yang memastikan armada tersebut beroperasi secara optimal, menghemat biaya, dan terjaga keamanannya dengan Fleet Management System (FMS).

Pengenalan Konsep Fleet Management System (FMS)

Fleet Management System (FMS) adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang terintegrasi untuk membantu bisnis mengelola dan mengendalikan operasional armada kendaraan, mulai dari motor, mobil, bus, dan truk dengan jumlah yang tidak terbatas.

Tujuan sistem ini adalah untuk meningkatkan efisiensi penggunaan kendaraan, mengurangi konsumsi bahan bakar, menyederhanakan manajemen keuangan dengan sistem yang terhindar dari kecurangan, mendukung pengurangan biaya, dan memperkirakan jadwal perawatan kendaraan untuk memperpanjang umur pakainya.

FMS memberikan keuntungan sebagai berikut:

• Visibilitas Real-Time: Lacak lokasi, status, dan performa keseluruhan kendaraan secara langsung.
• Pengelolaan Data yang Lebih Efisien: Dapatkan data krusial seperti konsumsi bahan bakar, jadwal perawatan, perilaku pengemudi, dan lainnya.
• Integrasi Sistem: Hubungkan FMS dengan layanan pihak ketiga seperti penyedia perawatan, kartu bahan bakar, dan sistem akuntansi untuk mempermudah operasional dan meningkatkan produktivitas.

FMS bekerja dengan menggunakan kombinasi perangkat keras dan lunak:

• GPS: Melacak lokasi kendaraan secara real-time.
• Sensor: Mengumpulkan data konsumsi bahan bakar, kecepatan, jarak tempuh, analisa mesin, dan perilaku pengemudi.
• Perangkat Lunak: Mengolah dan menganalisa data untuk menghasilkan laporan yang berguna.

Laporan ini membantu manajer operasional mengenali inefisiensi, mengulas metrik performa, dan membuat keputusan untuk mengoptimalkan operasional armada. Perangkat lunak Fleet Management System juga memungkinkan komunikasi antara administrator dan pengemudi, sehingga instruksi atau pembaruan dapat dikirim secara langsung.

Penjadwalan perawatan adalah fitur penting lainnya. Fleet Management System mengotomatiskan proses ini dengan membuat jadwal servis berdasarkan jarak tempuh, jam mesin, atau periode waktu. Pendekatan proaktif ini membantu mencegah kerusakan kendaraan yang mahal dan memperpanjang usia kendaraan.²

Manfaat Penggunaan Fleet Management System dalam Pengelolaan Armada Bisnis

Menerapkan sistem manajemen armada (FMS) menawarkan berbagai keuntungan bagi perusahaan, seperti:

• Peningkatan Efisiensi: Fleet Management System dapat mengoptimalkan rute, melacak konsumsi bahan bakar, dan mengawasi perawatan secara efisien. Hal ini meningkatkan operasional armada, yang mengarah pada penggunaan sumber daya yang lebih baik dan lebih sedikit pemborosan waktu dan bahan bakar.
• Penghematan Biaya: Fleet Management System membantu bisnis mengurangi pengeluaran. Dengan melacak penggunaan bahan bakar, perusahaan dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan dan menghemat biaya bahan bakar. Perencanaan perawatan proaktif membuat kendaraan dalam kondisi optimal, mengurangi kerusakan dan perbaikan mahal. 
• Peningkatan Keamanan: Sistem manajemen armada mendorong pengemudi yang lebih aman dengan melacak tindakan pengemudi dan menandai perilaku berbahaya. Dengan menganalisis data pengemudi, perusahaan dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan dan memberikan pelatihan yang ditargetkan. Hal ini menyebabkan penurunan kecelakaan dan budaya berkendara yang lebih aman.
• Sistem Anti Fraud: Sistem manajemen armada membantu perusahaan mematuhi standar legal dan industri. Mereka memantau penggunaan kendaraan, jadwal perawatan, dan jam kerja pengemudi, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan tentunya menghindari fraud.²

Tantangan dalam Pengelolaan Armada Kendaraan Small Business

Namun, pengelolaan armada kendaraan Small Business tetap menghadapi tantangan yang cukup tinggi, yakni sebagai berikut.

• Perawatan Kendaraan: Sistem manajemen armada membantu penjadwalan perawatan otomatis, memastikan armada beroperasi efisien dan andal.
• Efisiensi Bahan Bakar: Fleet manager perlu mengontrol konsumsi bahan bakar untuk menekan biaya dan ramah lingkungan.
• Manajemen Pengemudi: Pelatihan berkendara aman, pemantauan perilaku pengemudi, dan penanganan masalah kinerja pengemudi diperlukan.
• Kepatuhan Regulasi: Armada harus patuh pada standar seperti inspeksi kendaraan dan jam operasional. Sistem manajemen armada membantu pengelola armada melacak data terkait kepatuhan.
• Keterbatasan Anggaran: Fleet manager harus mengelola keuangan armada secara strategis dan menganalisis data untuk menemukan area penghematan biaya.²

Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, Shell Card hadir sebagai solusi cerdas yang melengkapi Fleet Management System dalam bisnis Anda. Dengan pembayaran non-tunai, batas kredit yang dapat disesuaikan, laporan terperinci saat pembelian bahan bakar, dan jaringan SPBU yang luas, pengelolaan manajemen armada kendaraan bisnis Anda menjadi lebih efisien.

Peran Shell Card dalam Manajemen Operasional Kendaraan Small Business

Penggunaan Shell Card dalam manajemen operasional kendaraan Small Business dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan pengeluaran bahan bakar.

Dengan teknologi Fleet Management System yang membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien, hal ini juga dapat mencegah penyalahgunaan dana dan mengurangi risiko penipuan, mempermudah proses rekonsiliasi dan pelaporan keuangan, mendapatkan wawasan berharga tentang kebiasaan mengemudi dan pola konsumsi bahan bakar, dan meningkatkan kontrol dan akuntabilitas dalam pengelolaan armada.

Dalam penggunaan Shell Card, kartu ini dapat digunakan di seluruh SPBU Shell di Indonesia untuk Shell Super atau Shell V-Power. Menggunakan Shell Super bisa meningkatkan penghematan bahan bakar hingga 3%. Sehingga pengeluaran perusahaan untuk biaya operasional semakin ekonomis.*

Kartu ini dilengkapi dengan berbagai tools untuk membantu Anda bertransaksi lebih efisien dan aman. Mulai dari mudahnya menarik laporan pemakaian bulanan atau bahkan harian hingga kemampuan Anda untuk mengelola armada yang Anda miliki. Dengan Shell Card, Anda dapat mengatur armada dengan berbagai cara, termasuk pembatasan pada plat nomor mobil atau pembatasan pada hari dan waktu.

Selain itu, perusahaan dapat lebih mudah mengatur budget bahan bakar mereka, mengatur dana dengan lebih baik, menilai transaksi bahan bakar dengan lebih baik, mengurangi waktu administrasi, dan mengurangi kelalaian karyawan dalam proses pelaporan yang lebih aman dan mudah.

Semua hal ini termasuk dalam proses menurunkan biaya operasional perusahaan untuk mengoptimalkan keuntungan. Dalam hal ini, berdasarkan hasil survey pelanggan yang dihimpun di 2021, perusahaan dapat menghemat hingga 80% dari biaya bahan bakar dan menghemat waktu administrasi sehingga bisnis berjalan lebih efisien.* kunjungi Shell Card: Solusi Manajemen Kendaraan Operasional untuk informasi lebih lanjut.

Source:

¹ _{https://investinasia.id/blog/sme-meaning-in-business/}

² _{https://fleeto.ae/blogs/what-is-fleet-management-system-how-it-works/}