Strategi Efektif Mengelola Overload Pengiriman saat Peak Season

Pernahkah Anda mengalami situasi saat pesanan yang masuk membanjiri kapasitas pengiriman perusahaan Anda? Jika ya, maka Anda telah merasakan dampak dari overload pengiriman. Overload pengiriman adalah kondisi saat volume pengiriman melebihi kapasitas yang dapat ditangani oleh sistem logistik suatu perusahaan. Kondisi ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, mulai dari lonjakan permintaan musiman hingga masalah dalam sistem manajemen inventori.

Namun, jangan khawatir, ada banyak strategi yang dapat Anda terapkan untuk mengatasi masalah ini. Artikel ini akan membahas berbagai tips dan trik yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses pengiriman, meningkatkan efisiensi operasional, dan manajemen biaya perusahaan lebih efektif. Berikut penjelasannya.

Penyebab Overload Pengiriman

Permintaan global yang terus meningkat telah membebani industri pengiriman. Lonjakan pesanan online dan persaingan yang ketat memaksa perusahaan logistik untuk mengelola volume pengiriman yang semakin besar. Akibatnya, masalah overload atau kelebihan kapasitas menjadi semakin umum. Diperkirakan pada tahun 2030, beban pengiriman akan mencapai 165 juta ton, hampir dua kali lipat dari saat ini. ¹

Meskipun perusahaan berinvestasi dalam infrastruktur dan mesin untuk meningkatkan kapasitas, masalah overload pengiriman masih menjadi tantangan utama. Salah satu penyebab utama overload pengiriman adalah kelebihan kapasitas produksi yang mengakibatkan peningkatan volume pengiriman. ¹ Selain itu, berikut ini beberapa penyebab overload pengiriman.

Faktor-Faktor yang Menyebabkan Overload Pengiriman:

1. Lonjakan Permintaan:

• Musim Puncak: Periode liburan, perayaan, atau event khusus seringkali memicu lonjakan permintaan yang sulit diprediksi.
• Promosi dan Diskon: Penawaran khusus dapat menarik minat konsumen dalam jumlah besar dan menyebabkan peningkatan volume pesanan secara tiba-tiba.
• Peluncuran Produk Baru: Produk baru yang populer dapat memicu permintaan yang sangat tinggi dalam waktu singkat.

2. Masalah dalam Manajemen Inventori atau Stok Barang:

• Peramalan Permintaan yang Tidak Akurat: Perkiraan terhadap volume permintaan yang salah dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok, sehingga mengganggu proses pengiriman.
• Sistem Manajemen Inventori yang Tidak Efisien: Sistem yang tidak terintegrasi atau kurang optimal dapat menyebabkan kesulitan dalam melacak stok dan memenuhi pesanan dengan cepat.

3. Keterbatasan Infrastruktur:

• Kapasitas Gudang yang Terbatas: Gudang yang terlalu kecil atau tidak efisien dapat menghambat proses penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan barang.
• Kendaraan Pengiriman yang Tidak Cukup: Jumlah kendaraan yang terbatas dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman dan penumpukan barang di gudang.
• Jaringan Transportasi yang Tidak Memadai: Jalan yang rusak, kemacetan lalu lintas, atau keterbatasan infrastruktur transportasi lainnya dapat menghambat proses pengiriman.

4. Masalah dalam Manajemen Sumber Daya Manusia:

• Kekurangan Tenaga Kerja: Kurangnya tenaga kerja yang terlatih dapat memperlambat proses pemenuhan pesanan dan pengiriman.
• Tingkat Produktivitas yang Rendah: Produktivitas karyawan yang rendah dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya motivasi, pelatihan yang tidak memadai, atau kondisi kerja yang buruk.

5. Faktor Eksternal:

• Bencana Alam: Bencana alam seperti gempa bumi, banjir, atau badai dapat mengganggu rantai pasok dan menyebabkan keterlambatan pengiriman.
• Perubahan Kebijakan Pemerintah: Perubahan kebijakan pemerintah terkait bea cukai, perizinan, atau regulasi lainnya dapat mempengaruhi proses pengiriman.
• Gangguan Global: Pandemi, perang, atau konflik global dapat menyebabkan disrupsi pada rantai pasok dan mengganggu proses pengiriman secara signifikan.

Dampak Overload Pengiriman

Overload pengiriman atau kelebihan kapasitas pengiriman memiliki konsekuensi yang luas dan kompleks, tidak hanya bagi perusahaan tetapi juga bagi pelanggan. Berikut adalah beberapa dampak utama yang perlu diperhatikan:

1. Bagi Pelanggan:

• Keterlambatan Pengiriman: Pesanan yang tidak sampai tepat waktu menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan dapat merusak reputasi perusahaan.
• Kerusakan Barang: Barang yang ditumpuk terlalu banyak atau ditangani dengan tidak hati-hati selama proses pengiriman yang sibuk dapat mengalami kerusakan.
• Hilangnya Barang: Risiko kehilangan barang selama proses pengiriman meningkat akibat tingginya volume dan tekanan kerja.
• Pengalaman Pelanggan yang Buruk: Kombinasi dari keterlambatan, kerusakan, dan hilangnya barang menciptakan pengalaman pelanggan yang negatif.

2. Bagi Perusahaan:

• Kerugian Finansial: Biaya operasional meningkat akibat perluasan kapasitas, pembayaran lembur, dan biaya penyimpanan tambahan. Selain itu, perusahaan juga dapat kehilangan pendapatan akibat pelanggan yang berpindah ke kompetitor.
• Kerusakan Reputasi: Citra perusahaan sebagai penyedia layanan yang handal akan tercoreng akibat seringnya terjadi keterlambatan dan kesalahan pengiriman.
• Hambatan Pertumbuhan: Overload pengiriman dapat menghambat pertumbuhan bisnis karena perusahaan kesulitan memenuhi permintaan pasar yang terus meningkat.

Strategi Efektif Mengelola Overload Pengiriman

1. Optimasi Rute Pengiriman

Perangkat lunak perencanaan rute dapat meningkatkan efisiensi logistik dengan meminimalkan jarak tempuh dan waktu pengiriman. Shell Fleet Insight menyediakan platform yang memungkinkan integrasi data kartu bahan bakar Shell Card dengan data telematika kendaraan. Integrasi ini menghasilkan analisis yang lebih komprehensif mengenai konsumsi bahan bakar, lokasi pengisian, dan perilaku pengemudi. Dengan informasi yang lebih lengkap, perusahaan dapat mengoptimalkan rute pengiriman dan mengelola armada kendaraan secara lebih efektif.

2. Pengelolaan Stok yang Efektif

Sistem manajemen inventori yang baik sangat penting untuk mencegah kelebihan atau kekurangan stok. Dengan mengadopsi sistem yang terintegrasi dan akurat, perusahaan dapat memantau tingkat persediaan secara real-time, sehingga dapat melakukan pengadaan barang secara tepat waktu dan menghindari penumpukan barang di gudang.

3. Fokus pada Kualitas Layanan Pelanggan

Meskipun perusahaan sedang menghadapi masalah overload, kualitas layanan pelanggan tetap harus menjadi prioritas utama. Dengan memberikan informasi yang jelas mengenai status pengiriman, merespon pertanyaan pelanggan dengan cepat, dan menawarkan solusi yang memuaskan, perusahaan dapat mempertahankan loyalitas pelanggan dan membangun reputasi yang baik.

Contoh Fokus pada Kualitas Layanan Pelanggan:

• Pemberitahuan Proaktif: Perusahaan menginformasikan pelanggan mengenai potensi keterlambatan pengiriman sejak awal, disertai dengan perkiraan waktu kedatangan yang realistis.
• Pelacakan Real-time: Menyediakan fitur pelacakan pengiriman yang mudah diakses melalui website atau aplikasi, sehingga pelanggan dapat memantau perjalanan paket mereka secara real-time.
• Notifikasi Status: Mengirimkan notifikasi otomatis kepada pelanggan setiap kali terjadi perubahan status pengiriman, seperti saat paket telah dikirim, sedang dalam perjalanan, atau telah diterima.
• Saluran Komunikasi yang Mudah Diakses: Menyediakan berbagai saluran komunikasi, seperti telepon, email, dan live chat, untuk memudahkan pelanggan menghubungi layanan pelanggan.
• Waktu Respons yang Singkat: Menargetkan waktu respons yang singkat untuk setiap pertanyaan atau keluhan pelanggan, misalnya dalam waktu 24 jam.

4. Memiliki Perencanaan Logistik yang Baik

Perencanaan logistik yang baik adalah kunci untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam menghadapi banyaknya permintaan. Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengantisipasi perubahan pasar, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan meminimalkan risiko gangguan operasional. Penggunaan teknologi canggih dan kerjasama yang erat dengan mitra logistik semakin memperkuat fondasi ini, sehingga perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan meningkatkan daya saing bisnis.²

5. Memiliki Stok Darurat

Strategi stok darurat melibatkan persiapan persediaan tambahan untuk produk-produk yang memiliki tingkat permintaan tinggi, terutama saat musim puncak atau kampanye promosi. Dengan cara ini, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan, mengurangi risiko kekurangan barang, dan meningkatkan tingkat pelayanan pelanggan.

Contoh Penerapan Stok Darurat

• Industri Retail: Toko-toko retail sering kali menyiapkan stok darurat untuk produk-produk musiman seperti perlengkapan Natal, pakaian musim dingin, atau perlengkapan barbekyu.
• Industri Makanan dan Minuman: Perusahaan makanan dan minuman biasanya memiliki stok darurat untuk bahan baku utama dan produk jadi yang populer, terutama untuk produk dengan masa kadaluarsa yang pendek.
• Industri Farmasi: Industri farmasi memerlukan stok darurat untuk obat-obatan esensial dan obat-obatan langka guna memastikan ketersediaan obat bagi pasien.

6. Pelatihan karyawan

Pelatihan karyawan merupakan kunci untuk meningkatkan kinerja operasional di tengah lonjakan permintaan. Dengan pembekalan yang tepat, karyawan dapat mengoptimalkan penggunaan teknologi logistik, mengelola waktu secara efisien, dan mengatasi tantangan dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan memberikan layanan yang lebih cepat kepada pelanggan.

7. Menggunakan Shell Card

Selanjutnya, hal yang paling praktis dan efisien untuk mengelola overload pengiriman dalam bisnis adalah menggunakan Shell Card. Dengan Shell Fleet Insight melalui Shell Card sebagai salah satu strategi manajemen operasional perusahaan, Anda dapat menikmati fitur-fitur canggih seperti pelacakan kendaraan, kontrol pengeluaran bahan bakar, dan analisis data, sehingga pengiriman barang menjadi lebih efektif. Selain itu, Shell Fleet Insight juga dapat membantu Anda dalam beberapa hal berikut ini.

• Mengurangi biaya operasional: Optimalkan penggunaan bahan bakar dan identifikasi potensi penghematan biaya.
• Meningkatkan keselamatan pengemudi: Pantau perilaku mengemudi dan identifikasi risiko kecelakaan.
• Memudahkan administrasi: Sederhanakan proses reimburse dan audit pengeluaran bahan bakar.
• Meningkatkan visibilitas: Dapatkan gambaran yang jelas tentang kinerja armada Anda.
• Menghemat bahan bakar: Dengan menggunakan Shell Card, Anda dapat melakukan penghematan bahan bakar hingga 3% sehingga jarak tempuh kendaraan lebih jauh.

Shell Fleet Insight dapat membuat perusahaan bisa melakukan manajemen keuangan perusahaan lebih efektif. Sebab, adanya Realtime Monitoring membuat bisnis Anda lebih mudah melakukan kontrol anggaran bahan bakar, pengalokasian dana, menganalisa transaksi bahan bakar, minimalisasi waktu administrasi, dan mengurangi kelalaian pegawai.

Bagi Anda yang tertarik dengan Shell Card, Anda dapat menghubungi Shell Team dalam laman berikut ini.

Referensi:

^{1_{. https://www.pmt.ng/blog/consequences-of-shipment-overload-significance-in-logistics}}

^{2. _{https://mile.app/id/blog/overload-pengiriman}}