Mengenal Manajemen Transportasi Dalam Bisnis: Optimasi Rute, Hemat Biaya

Memiliki armada kendaraan yang beragam, seperti mobil, van, truk, dan bus, mengharuskan perusahaan untuk membangun sistem pengendalian yang efektif guna memastikan keamanan dan optimalisasi penggunaan kendaraan oleh supir dalam perusahaan Anda.

Artinya, perusahaan membutuhkan sistem manajemen transportasi atau fleet management untuk mengoptimalkan layanan pengiriman atau pengantaran, meningkatkan produktivitas kendaraan, dan efisiensi biaya industri.

Artikel ini akan membahas pengertian, peran, dan implementasi manajemen transportasi dalam bisnis. Sehingga, kita bisa lebih mendalami peran manajemen armada atau car fleet management bagi perusahaan.

Pengertian Manajemen Transportasi

Manajemen kendaraan, atau yang dikenal sebagai manajemen transportasi, berperan penting dalam memastikan kelancaran dan efisiensi operasi logistik perusahaan.

Pengelolaan armada yang efektif meliputi pemanfaatan armada yang optimal, pengendalian biaya transportasi, kepatuhan terhadap regulasi, dan optimalisasi sumber daya. Hal ini dapat mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan dan pendapatan perusahaan.¹

Dalam pengertian lain, manajemen transportasi adalah salah satu kegiatan utama dalam bisnis angkutan atau transportasi.

Tujuan manajemen transportasi pada dasarnya untuk mendapatkan keuntungan melalui kegiatan dan kemampuan profesional dalam pengelolaan aset perusahaan secara ekonomis dan efisien.²

Semua pihak yang berkepentingan perlu mengetahui lokasi pengiriman secara real-time dan setiap saat. Visibilitas rantai pasokan ini dapat dilakukan lewat fleet management.

Pengelolaan armada penting apabila rantai pasok perusahaan semakin besar dan semakin kompleks. Saat ini ada sejumlah inovasi teknologi yang memungkinkan penerapan car fleet management dari hulu hingga hilir.

Baca juga: Manajemen Biaya untuk Keuntungan Perusahaan

Contoh Manajemen Armada

Perusahaan manufaktur, logistik, dan distribusi besar kini rata-rata melakukan alih daya atas pengoperasian armada mereka. Sejumlah contoh di bawah ini merupakan komponen utama pada fleet management.

• Manajer Armada

Seorang manajer armada wajib memastikan optimalisasi operasi armadanya. Hal itu mulai dari segi pemilihan kendaraan sampai pelaksanaan seperti perencanaan trayek dan kepatuhan. Manajer armada juga menjadi orang pertama yang wajib turun mengatasi problem di lapangan.

• Pemeliharaan Kendaraan

Pemeliharaan kendaraan diperlukan untuk memastikan keandalan semua kendaraan dalam armada. Hal ini meliputi penghitungan efisiensi bahan bakar, servis kendaraan secara teratur, serta peremajaan komponen yang aus.

• Pengemudi Kendaraan

Pengemudi dapat mencapai performa terbaiknya dengan bantuan sistem manajemen transportasi kendaraan. Sistem ini menyediakan rute paling efisien, sehingga menghemat bahan bakar dan meningkatkan metrik pengiriman.

• Manajemen Kendaraan Truk

Truk adalah kendaraan paling krusial dalam setiap aktivitas logistik. Dengan besarnya ukuran truk dan banyaknya volume pengiriman yang bisa diangkut, maka berbagai inisiatif manajemen transportasi akan sangat berguna bagi peningkatan profit perusahaan dan kepuasan pelanggan. Sejumlah contoh inisiatif manajemen truk adalah peningkatan volume pengiriman, penghematan bahan bakar dengan bahan bakar yang tepat, atau mengurangi jarak tempuh tanpa kargo.

Peran Manajemen Kendaraan

Dalam bisnis, fleet management dapat diandalkan untuk memudahkan rute perjalanan hingga menurunkan risiko kecelakaan. Berikut sejumlah peran manajemen kendaraan dalam operasionalnya.

• Manajemen Pengemudi

Sistem fleet management dapat memonitor tingkat kecepatan kendaraan, pengereman mendadak, serta tingkat akselerasi yang sangat cepat. Sistem bakal melaporkan kondisi secara otomatis. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat melakukan audit para pengemudi perusahaan serta evaluasi secara umum.³

• Estimasi Waktu Layanan

Manfaat lain dari sistem manajemen kendaraan adalah memiliki fasilitas pengingat waktu servis kendaraan. Fitur ini penting demi menjaga performa mesin sehingga kendaraan menjadi lebih awet. Car fleet management biasanya memiliki alarm pengingat terkait servis berkala hingga penggantian oli.

• Optimalisasi Rute

Fitur GPS yang dewasa ini terus berkembang sangat membantu pengemudi untuk menentukan rute perjalanan terbaik. Selain menghemat bahan bakar, keberadaan GPS yang terintegrasi dalam fleet management mampu menekan waktu perjalanan karena. Pengemudi jadi dapat menekan risiko salah jalan serta kemacetan.

Sebelum mengelola armada dengan sistem GPS, Anda perlu tahu apa kebutuhan Anda. Anda juga harus menentukan anggaran dan apa yang ingin Anda capai dengan program manajemen kendaraan. Selain itu, Anda perlu mengetahui apakah Anda akan memerlukan sistem untuk berintegrasi dengan program perangkat lunak back-office lain yang sudah Anda gunakan. ⁴

• Pemenuhan Standar

Peran fleet management juga untuk memastikan perusahaan menjaga standar sesuai aturannya sendiri serta pemerintah. Misal, perusahaan yang kerap terlambat dalam pembayaran pajak akan terdeteksi sistem.⁵

• Perawatan Kendaraan

Perusahaan rental wajib menjaga kondisi armada agar selalu dapat diandalkan konsumen. Selain kenyamanan, kondisi armada yang baik dapat mengurangi risiko kecelakaan pada pengemudi. Selain itu, perawatan kendaraan yang rutin melalui manajemen kendaraan dapat menekan pembengkakan biaya.

Implementasi Fleet Management

Berikut ini cara implementasi manajemen armada yang dapat Anda lakukan di dalam perusahaan:

• Menetapkan Tujuan dan Metrik

Menetapkan tujuan berdasarkan area akan membantu perusahaan Anda tumbuh. Metrik sangat berharga dalam memahami dampak penerapan solusi fleet management Anda.

Anda akan mengetahui biaya per mil dan cara armada tersebut beroperasi. Membandingkan metrik sebelum dan sesudah penerapan akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat. Wawasan tersebut, setidaknya, akan berkaitan dengan penghematan bahan bakar hingga penghitungan anggaran secara umum.⁶

• Perlu Kesepahaman Antar Lini

Anda perlu memastikan sistem manajemen transportasi kendaraan dalam perusahaan dapat diterima dari tingkat pimpinan hingga pengemudi di lapangan. Kepemimpinan dan didikan yang baik akan membuat fleet management dapat berfungsi dengan optimal.

• Bikin Rencana dan Jadwal Implementasi

Setelah ada kesepahaman antar lini di perusahaan, Anda perlu menetapkan rencana dan jadwal implementasi. Rencana Anda wajib realistis dan dapat dicapai, serta sesuai kebutuhan. Penjadwalan yang baik akan membuat pekerjaan selesai sesuai tenggat.

Untuk memudahkan kesepahaman antar lini, Anda bisa menggunakan Shell Card dengan keunggulan utama berupa realtime monitoring. Shell Card sebagai Shell Fleet Solutions akan membantu Anda melakukan pengalokasian dana lebih efisien, kontrol anggaran bahan bakar, menekan waktu administrasi, hingga mengurangi kelalaian pegawai karena sistemnya anti fraud.

Dengan begitu, perusahaan lebih mudah mengurangi potensi fraud karena adanya profil pembatasan bahan bakar yang unik dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing armada.

Salah satu implementasi kemudahan Shell Card adalah setiap pengemudi dapat mengisi bahan bakar menggunakan Kartu Armada Shell, tanpa perlu uang tunai, di seluruh stasiun Shell yang tersebar di penjuru Indonesia. Dengan bensin Shell, Anda dapat menghemat bahan bakar hingga 3% sehingga jarak tempuh kendaraan dapat lebih jauh.

Shell Card akan membantu Anda dan perusahaan menjalankan manajemen armada lebih cerdas untuk unggul dalam dunia industri yang terus berkembang.

¹ _{https://locus.sh/id/fleet-management/}

² _{https://www.academia.edu/33747170/KARYA_TULIS_MANAJEMEN_ARMADA_KAPAL_PT_PELABUHAN_INDONESIA_I_PERSERO_PELABUHAN_LAUT_CABANG_BELAWAN}

³ _{https://accurate.id/marketing-manajemen/fleet-management/}

⁴ _{https://www.gofleet.com/guidelines-for-implementing-a-fleet-management-program/}

⁵ _{https://www.knic.co.id/id/pengertian-fleet-management-dan-kegunaannya-untuk-perusahaan-rental-mobil}

⁶ _{https://fleet.randmcnally.com/blog/post/how-to-implement-fleet-management-solutions-effectively}