Pengertian Proses Bisnis: Tahapan, Jenis, dan Contoh

Dalam menjalankan perusahaan, setiap aktivitas tidak dilakukan secara terpisah. Seluruh kegiatan, mulai dari produksi, pemasaran, hingga layanan pelanggan, harus berjalan dalam alur yang terstruktur. Tanpa sistem yang jelas, perusahaan berisiko mengalami inefisiensi, duplikasi pekerjaan, bahkan kerugian operasional.

Di sinilah proses bisnis menjadi fondasi utama. Dengan memahami apa itu proses bisnis dan bagaimana konsepnya diterapkan dalam organisasi, perusahaan dapat membangun sistem kerja yang lebih efektif, terukur, dan berkelanjutan.

Pengertian Proses Bisnis

Secara umum, proses bisnis adalah rangkaian aktivitas terstruktur yang saling berkaitan untuk menghasilkan produk atau layanan yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan. Proses ini melibatkan berbagai sumber daya, seperti tenaga kerja, teknologi, informasi, dan modal, yang bekerja secara terintegrasi.

Dalam konteks proses bisnis dalam perusahaan, setiap aktivitas memiliki tujuan yang jelas dan saling terhubung antar divisi. Misalnya, tim pemasaran menghasilkan permintaan, tim operasional memprosesnya, dan tim keuangan mengelola transaksinya. Semua bagian tersebut membentuk satu sistem yang utuh.

Menurut sejumlah ahli manajemen, pengertian proses bisnis juga merujuk pada mekanisme organisasi dalam mengubah input menjadi output secara sistematis. Artinya, konsep proses bisnis bukan hanya tentang prosedur kerja, tetapi juga tentang bagaimana organisasi menciptakan efisiensi dan konsistensi dalam setiap aktivitasnya.

Fungsi Proses Bisnis

Proses bisnis memiliki fungsi strategis dalam menjaga stabilitas operasional perusahaan. Tanpa proses yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan akan kesulitan mengontrol kinerja dan memastikan setiap aktivitas berjalan sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

Beberapa fungsi utama proses bisnis antara lain:

1. Mengatur Alur Kerja Secara Sistematis

Proses bisnis membantu menentukan urutan pekerjaan agar setiap aktivitas berjalan runtut dan terkoordinasi antar divisi. Dengan alur yang jelas, risiko tumpang tindih tugas maupun miskomunikasi dapat diminimalkan.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Struktur proses yang terdefinisi dengan baik memungkinkan perusahaan mengidentifikasi aktivitas yang tidak efektif. Hal ini membantu mengurangi pemborosan waktu, biaya, serta penggunaan sumber daya yang tidak optimal.

3. Menjaga Standar Kualitas

Proses yang terdokumentasi memastikan produk atau layanan dihasilkan sesuai standar yang telah ditentukan. Konsistensi ini penting untuk membangun kepercayaan pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan.

4. Mempermudah Evaluasi dan Pengendalian

Dengan proses yang terukur, manajemen dapat memantau kinerja melalui indikator yang relevan. Evaluasi menjadi lebih objektif karena berbasis data dan alur kerja yang jelas.

Manfaat Proses Bisnis

Penerapan proses bisnis yang baik memberikan dampak langsung terhadap kinerja perusahaan. Tidak hanya membantu operasional berjalan lancar, tetapi juga meningkatkan daya saing.

1. Meminimalisir Terjadinya Risiko

Mencegah terjadinya kesalahan teknis dan terjadinya risiko yang mengurangi inefisiensi. Bila terjadi kesalahan teknis dan risiko-risiko lainnya, itu dapat menghambat performa dan flow kerja dari perusahaan.

2. Meningkatkan Efisiensi

Aktivitas yang akan dilakukan dapat dirancang sedemikian rupa untuk meningkatkan efisiensi kerja perusahaan. Perusahaan dapat juga mengambil keputusan agar setiap aktivitas berjalan dengan lancar dan baik.

3. Mengurangi Human Error

Adanya pembagian tugas dapat meminimalisir terjadinya human error dalam produksi. Dengan setiap pekerjaan sudah dibagi sesuai spesialisasi tiap pekerja, itu dapat mempercepat proses kerja tiap divisi.

4. Kepuasan Pelanggan Meningkat

Proses bisnis dapat membantu perusahaan untuk menjaga dan juga meningkatkan pelayanan yang berfokus pada konsumen. Konsumen pun tetap mendapat pelayanan yang nyaman dan aman dari perusahaan.

Jenis Proses Bisnis

Ada tiga jenis proses bisnis yang menjadi dasar dari kegiatan operasional dalam perusahaan, ada proses primer, proses sekunder, dan juga proses manajemen.

1. Proses Primer

Seperti namanya, proses primer berfokus pada hal yang paling fundamental dalam kegiatan operasional perusahaan. Proses primer memiliki tiga tahapan yaitu, produksi, pemasaran, dan pelayanan pelanggan.

2. Proses Sekunder

Proses sekunder lebih bersifat sebagai pendukung dari proses primer, proses ini dilakukan agar primer dapat berjalan dengan lancar. Berfokus kepada optimalisasi dan juga efisiensi agar primer tetap berjalan lancar.

3. Proses Manajemen

Tahapan ini lebih melibatkan pengawasan dan pemantauan, bagian mengatur standar dan juga tujuan untuk memastikan proses primer dan sekunder berjalan dengan secara efektif. Proses ini biasanya dimanfaatkan untuk proses mengelola usaha sesuai rencana strategis dan juga operasional.

Tahapan Proses Bisnis

Pelaksanaan proses bisnis terdiri dari empat tahapan yang perlu dilalui agar proses bisnis dapat berjalan dengan efektif.

1. Analisis Kegiatan

Dalam tahapan proses bisnis melakukan analisis dilakukan untuk mengidentifikasi apa yang saja yang perlu dilakukan dalam periode tertentu. Untuk pengambilan keputusan untuk penentuan biaya operasional dan juga pembagian peran untuk aktivitas.

2. Pengambilan Keputusan

Setelah apa yang perlu dilakukan dalam proses bisnis, tahapan proses bisnis selanjutnya adalah membuat dan mengambil keputusan. Hal ini biasanya berkaitan dengan penentuan biaya operasional, proses, dan pembagian peran untuk kelancaran aktivitas.

3. Implementasi

Tahapan pelaksanaan mengarah pada implementasi rencana atau strategi yang telah disusun di tahap sebelumnya. Dengan demikian rencana yang dibuat tidak menjadi wacana. Seperti melatih karyawan dan juga menerapkan sistem teknologi baru untuk perusahaan.

4. Evaluasi

Proses bisnis adalah aktivitas berulang dan dilakukan secara terus menerus. Perbaikan yang dilakukan tentu diperoleh dari adanya evaluasi. Agar perusahaan dapat menilai bagian mana yang perlu diperbaiki. Mempermudah juga untuk tahu apa yang perlu dievaluasi dari tiap-tiap karyawan, dan perusahaan dapat menggunakan waktu mereka secara efisien.

Contoh Proses Bisnis

Untuk memahami contoh proses bisnis secara lebih konkret, berikut ilustrasi yang lebih rinci pada perusahaan distribusi. Contoh ini menunjukkan bagaimana setiap aktivitas saling terhubung dan membentuk satu alur kerja yang utuh.

1. Pelanggan Melakukan Pemesanan

Proses dimulai ketika pelanggan mengajukan permintaan produk melalui sistem, email, atau tenaga penjualan. Data pesanan kemudian masuk ke sistem perusahaan sebagai input awal dalam proses bisnis.

2. Tim Administrasi Memverifikasi Data dan Stok

Bagian administrasi mengecek kelengkapan data pelanggan, jumlah pesanan, serta ketersediaan barang di gudang. Jika stok tidak mencukupi, tim akan berkoordinasi dengan bagian pengadaan atau produksi sebelum melanjutkan proses.

3. Bagian Operasional Menyiapkan dan Mengirim Barang

Setelah pesanan dikonfirmasi, tim gudang menyiapkan barang sesuai detail order dan menjadwalkan pengiriman. Proses ini biasanya didukung sistem pencatatan agar distribusi berjalan tepat waktu dan terdokumentasi dengan baik.

4. Tim Keuangan Memproses Pembayaran dan Pencatatan Transaksi

Bagian keuangan memastikan metode pembayaran sesuai kesepakatan, baik tunai, transfer, maupun kredit. Setiap transaksi dicatat dalam sistem untuk menjaga transparansi dan akurasi laporan keuangan.

5. Manajemen Menerima Laporan untuk Evaluasi Kinerja

Seluruh data transaksi, waktu pengiriman, serta biaya operasional dirangkum dalam laporan. Informasi ini digunakan manajemen untuk mengevaluasi efisiensi, margin keuntungan, dan potensi perbaikan proses.

Dari contoh di atas terlihat bahwa proses bisnis bukan sekadar daftar aktivitas, melainkan rangkaian kegiatan yang saling bergantung. Jika satu tahapan terganggu, maka keseluruhan sistem dapat terdampak.

Contoh proses bisnis lainnya dapat ditemukan di berbagai sektor, seperti manufaktur yang melibatkan produksi dan quality control, perusahaan jasa yang berfokus pada pelayanan pelanggan, hingga perusahaan teknologi yang mengandalkan sistem digital terintegrasi. Meskipun detailnya berbeda, prinsip dasarnya tetap sama, yaitu mengubah input menjadi output yang bernilai melalui sistem kerja yang terstruktur dan terukur.

Penggunaan Shell Card dalam Proses Bisnis

Dalam operasional perusahaan yang memiliki kendaraan atau armada distribusi, pengelolaan bahan bakar merupakan bagian penting dari proses bisnis. Penggunaan Shell Card membantu perusahaan mengelola transaksi bahan bakar secara lebih terstruktur, karena setiap pembelian tercatat otomatis dan dapat dipantau melalui sistem yang terintegrasi.

Dengan dukungan laporan transaksi yang transparan, perusahaan dapat mempermudah proses monitoring dan evaluasi biaya operasional. Hal ini sejalan dengan konsep proses bisnis yang menekankan efisiensi, kontrol pengeluaran, serta pengambilan keputusan berbasis data.

Kesimpulan

Proses bisnis adalah fondasi penting dalam menjalankan organisasi secara sistematis dan efisien. Dengan memahami pengertian proses bisnis, jenis, tahapan, serta contohnya, perusahaan dapat membangun sistem kerja yang lebih terarah dan terukur.

Optimalisasi proses bisnis tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memperkuat daya saing perusahaan dalam jangka panjang. Untuk mendukung pengelolaan operasional dan transaksi yang lebih transparan, solusi seperti Shell Card dapat membantu perusahaan mengontrol pengeluaran dan memperkuat sistem proses bisnis secara lebih efektif.

Frequently Asked Questions

^1. https://www.ocbc.id/id/article/2023/10/11/proses-bisnis-adalah

^2. https://www.cimbniaga.co.id/id/inspirasi/bisnis/proses-bisnis

^3. https://www.qontak.com/blog/proses-bisnis/

^4. https://www.diklatkerja.com/blog/business-process-proses-bisnis

^5. https://stickearn.com/insights-en/blog-en/memahami-tahapan-proses-bisnis/

^6. https://kelas.work/blogs/cari-tahu-cara-kerja-proses-bisnis-dalam-suatu-perusahaan

^7. https://www.ibm.com/think/topics/business-process-management-examples

^8. https://www.ardoq.com/knowledge-hub/business-process-management