Biaya Tetap: Pengertian, Rumus, dan Contoh Fixed Cost

Pemahaman terhadap struktur biaya menjadi salah satu aspek yang sangat penting. Salah satu komponen utama dalam struktur biaya adalah biaya tetap. Meskipun tidak berubah terhadap fluktuasi volume produksi atau penjualan, biaya tetap adalah elemen yang harus dikontrol dengan cermat agar perusahaan tetap kompetitif dan sehat secara finansial.

Kemampuan menghitung total biaya tetap secara akurat sangat penting dalam proses budgeting. Dengan mengetahui komponen-komponen seperti sewa, gaji manajemen, dan depresiasi, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan dasar operasional dan mengambil keputusan berbasis data yang lebih faktual.

Artikel ini akan membahas secara mendalam pengertian fixed cost, bagaimana rumus menghitung total biaya tetap adalah sesuatu yang krusial untuk budgeting. Tidak hanya itu, akan dijelaskan pula bagaimana salah satu contoh biaya tetap adalah solusi seperti Shell Card dapat membantu pencatatan dan alokasi biaya tetap secara digital dalam sistem ERP atau akuntansi modern.

Pengertian Fixed Cost dan Pentingnya dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, fixed cost adalah jenis pengeluaran yang tidak berubah dalam jangka pendek, terlepas dari naik turunnya volume produksi maupun tingkat penjualan. Biaya ini tetap harus ditanggung perusahaan, baik saat operasional berjalan optimal maupun ketika aktivitas bisnis sedang melambat. Keberadaannya menjadi bagian dari struktur dasar keuangan perusahaan yang tidak bisa diabaikan.

Fixed cost mencakup berbagai jenis pengeluaran rutin yang bersifat konstan, tidak bergantung pada jumlah barang atau jasa yang dihasilkan. Beberapa contoh umum yang termasuk dalam kategori ini antara lain:

1. Biaya Sewa Gedung atau Fasilitas Produksi

Biaya sewa merupakan salah satu bentuk fixed cost yang paling umum. Terlepas dari seberapa besar volume produksi atau seberapa tinggi penjualan, perusahaan tetap harus membayar biaya sewa sesuai perjanjian yang telah disepakati. Komitmen ini menjadi beban tetap dalam laporan keuangan bulanan.

2. Gaji Karyawan Tetap

Karyawan dengan status tetap, terutama pada level manajemen atau posisi strategis, menerima gaji bulanan yang tidak bergantung pada fluktuasi aktivitas perusahaan. Gaji ini merupakan bagian dari biaya tetap yang wajib dialokasikan agar operasional tetap berjalan lancar, bahkan di tengah ketidakpastian pasar.

3. Premi Asuransi

Asuransi aset, jiwa, atau tanggung jawab hukum (liability) biasanya dibayarkan dalam bentuk premi tetap yang dijadwalkan secara berkala. Meskipun tidak berhubungan langsung dengan kegiatan produksi, premi asuransi merupakan bagian penting dari manajemen risiko dan harus tetap dibayarkan.

4. Penyusutan Aset (Depresiasi)

Penyusutan merupakan pengakuan akuntansi atas penurunan nilai aset tetap seiring waktu, seperti mesin, kendaraan, atau peralatan kantor. Meskipun tidak berbentuk arus kas keluar secara langsung setiap bulan, depresiasi dicatat secara konsisten dan menjadi komponen tetap dalam laporan laba rugi.

5. Biaya Lisensi dan Langganan Perangkat Lunak

Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak profesional untuk mendukung aktivitas operasional, mulai dari sistem ERP, akuntansi, hingga manajemen proyek. Biaya lisensi atau langganan bulanan dari software ini biasanya bersifat tetap dan terus berjalan meskipun volume transaksi berubah.

Cara Kerja ERP

Sistem ERP memungkinkan perusahaan mengintegrasikan seluruh proses bisnis ke dalam satu platform yang saling terhubung. Dengan ERP, berbagai departemen tidak lagi bekerja secara terpisah, melainkan berbagi data dan informasi secara real-time dalam satu sistem yang konsisten.

ERP bekerja dengan cara menyatukan alur kerja dari berbagai fungsi inti perusahaan, seperti keuangan, HR, pengadaan, dan operasional, ke dalam satu database terpusat.

1. Integrasi ERP dengan Finance

Departemen keuangan merupakan salah satu komponen paling kritis dalam sistem ERP. ERP memungkinkan otomatisasi dalam pencatatan transaksi, pengelolaan anggaran, pelacakan arus kas, dan pembuatan laporan keuangan secara real-time. Semua aktivitas ini tersimpan dalam satu sistem yang dapat diakses secara aman oleh pihak berwenang, meminimalkan risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses pelaporan.

2. Integrasi ERP dengan HR

Dalam bidang SDM, ERP mempermudah pengelolaan data karyawan, mulai dari administrasi personalia, penggajian, evaluasi kinerja, hingga manajemen cuti dan absensi. Dengan sistem yang terintegrasi, HR dapat mengakses data secara menyeluruh tanpa perlu melakukan input data berulang atau berpindah antar platform. Hal ini juga meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan tenaga kerja.

3. Integrasi ERP dengan Procurement

ERP juga berfungsi penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Sistem ini memungkinkan tim procurement untuk mengelola permintaan pembelian, memilih vendor, melacak pesanan, hingga mengatur persediaan secara sistematis. Semua proses tersebut terhubung langsung ke sistem keuangan dan inventori, sehingga transparansi dan akuntabilitas lebih terjaga.

4. Integrasi ERP dengan Fleet Management

Untuk perusahaan yang memiliki armada kendaraan operasional, ERP dapat diintegrasikan dengan solusi seperti Shell Fleet Card. Dengan integrasi ini, biaya operasional seperti pembelian bahan bakar dapat tercatat secara otomatis ke dalam sistem ERP. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memungkinkan perusahaan melakukan alokasi biaya dan pelaporan dengan lebih akurat dan efisien.

Syarat Penerapan ERP dalam Lingkungan Bisnis

Implementasi ERP memerlukan persiapan matang, baik dari sisi teknologi, proses bisnis, maupun sumber daya manusia. Berikut adalah syarat-syarat utama yang perlu dipenuhi agar penerapan ERP berjalan optimal:

1. Komitmen Manajemen Puncak

Keberhasilan implementasi ERP sangat bergantung pada dukungan dari pimpinan perusahaan. Komitmen ini mencakup kesiapan untuk mendanai proyek, memberi arahan strategis, serta memastikan seluruh bagian organisasi terlibat aktif dalam proses perubahan.

2. Kesiapan Infrastruktur Teknologi

ERP membutuhkan fondasi teknologi yang memadai, termasuk jaringan internal, server, penyimpanan data, dan sistem keamanan. Tanpa infrastruktur yang andal, sistem berisiko mengalami gangguan yang bisa menghambat operasional perusahaan.

3. Sumber Daya Manusia yang Siap

Karyawan perlu mendapatkan pelatihan khusus agar mampu mengoperasikan sistem ERP dengan benar. Pemahaman terhadap alur kerja baru juga penting agar proses adaptasi berlangsung lancar dan tidak menimbulkan resistensi dalam organisasi.

4. Pemetaan Proses Bisnis

Sebelum ERP diterapkan, perusahaan perlu memetakan proses bisnis secara menyeluruh. Tujuannya adalah untuk memastikan sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional, bukan sekadar mengikuti konfigurasi standar dari penyedia ERP.

Manfaat ERP dalam Operasional Bisnis

Jika diimplementasikan secara tepat, ERP memberikan berbagai keuntungan strategis yang dapat dirasakan di seluruh lini bisnis. Berikut ini adalah manfaat utama dari penggunaan sistem ERP:

1. Efisiensi Proses Operasional

ERP mengotomatiskan banyak proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Mulai dari pencatatan transaksi hingga manajemen persediaan, seluruh alur kerja menjadi lebih ringkas, cepat, dan minim risiko kesalahan.

2. Pengambilan Keputusan Lebih Cepat dan Akurat

Dengan data yang terintegrasi dan tersaji secara real-time, manajemen dapat membuat keputusan strategis berbasis informasi yang aktual dan menyeluruh. Ini meningkatkan respons perusahaan terhadap perubahan pasar maupun kondisi internal.

3. Kontrol Biaya yang Lebih Baik

ERP memungkinkan pelacakan biaya secara lebih terstruktur, baik biaya tetap maupun variabel. Misalnya, integrasi Shell Fleet Card dengan ERP memungkinkan pencatatan biaya bahan bakar kendaraan dilakukan secara otomatis dan transparan, mendukung pengendalian anggaran operasional secara lebih efektif.

4. Kepatuhan terhadap Regulasi

ERP mempermudah perusahaan dalam memenuhi persyaratan pelaporan dan audit, terutama dalam aspek perpajakan dan keuangan. Fitur dokumentasi otomatis dan jejak audit (audit trail) meminimalkan risiko pelanggaran regulasi dan meningkatkan akuntabilitas.

Rumus Menghitung Total Biaya Tetap

Untuk menentukan total biaya tetap, Anda bisa menggunakan dua pendekatan umum. Berikut ini rumus menghitung total biaya tetap adalah:

1. Rumus dasar perhitungan akuntansi:
Total Biaya Tetap = Total Biaya Produksi − (Biaya Variabel per Unit × Jumlah Unit Produksi)

2. Metode pengumpulan langsung:
Cukup dengan menjumlahkan seluruh komponen biaya tetap yang tercatat dalam sistem keuangan seperti:

• Sewa
• Gaji pokok
• Penyusutan aset
• Biaya utilitas tetap

Pendekatan ini sering digunakan dalam bisnis jasa atau perusahaan kecil dan menengah (UKM) yang tidak memiliki volume produksi masif. Memiliki sistem akuntansi atau ERP yang terintegrasi akan sangat mempermudah penerapan kedua metode ini.

Contoh Software ERP

Dalam era digital yang semakin kompetitif, penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi kebutuhan mendasar bagi banyak perusahaan. ERP memungkinkan integrasi lintas fungsi dalam satu platform terpusat, mulai dari pengelolaan keuangan, inventaris, logistik, hingga sumber daya manusia, sehingga membantu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi data. Seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis, berbagai vendor ERP kini menawarkan solusi yang dapat disesuaikan dengan skala dan kompleksitas operasional perusahaan. Berikut ini beberapa contoh ERP populer yang digunakan di berbagai sektor industri:

1. SAP

SAP merupakan salah satu penyedia ERP terbesar dan paling senior di dunia. Solusinya banyak digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki struktur operasional kompleks, baik di tingkat nasional maupun multinasional. Kekuatan utama SAP terletak pada kemampuannya untuk menstandarkan proses bisnis yang rumit dan memastikan integrasi menyeluruh antarunit bisnis. Modul-modul SAP mencakup keuangan, manufaktur, logistik, hingga manajemen sumber daya manusia.

2. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite dikenal sebagai salah satu ERP berbasis cloud yang fleksibel dan scalable. NetSuite cocok bagi perusahaan yang sedang berkembang dan membutuhkan sistem yang dapat mendukung ekspansi lintas negara. Solusi ini menawarkan visibilitas real-time terhadap laporan keuangan, arus kas, dan pengelolaan persediaan, menjadikannya pilihan strategis untuk pengambilan keputusan yang cepat dan berbasis data.

3. Odoo

Odoo adalah ERP berbasis open-source yang banyak digunakan oleh UKM maupun perusahaan menengah yang membutuhkan solusi yang modular dan mudah dikustomisasi. Salah satu keunggulan Odoo adalah kemampuannya untuk diimplementasikan secara bertahap, memungkinkan perusahaan hanya mengaktifkan modul yang mereka butuhkan, seperti akuntansi, CRM, inventaris, atau proyek. Biaya implementasinya yang relatif terjangkau menjadi nilai tambah tersendiri.

4. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 menggabungkan kekuatan ERP dan CRM dalam satu ekosistem yang terintegrasi dengan produk Microsoft lainnya seperti Office 365, Teams, dan Azure. Solusi ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin menciptakan alur kerja yang seamless, terutama jika sebelumnya sudah bergantung pada ekosistem Microsoft. Dynamics 365 juga menyediakan fitur analitik berbasis AI untuk membantu pengambilan keputusan strategis secara lebih presisi.

Bagaimana Integrasi Shell Card dalam Sistem ERP?

Dalam praktiknya, ERP tidak hanya digunakan untuk mengelola proses internal, tetapi juga dapat diintegrasikan dengan sistem eksternal yang mendukung efisiensi operasional. Salah satu contoh implementasi yang relevan dalam konteks pengendalian biaya tetap adalah integrasi Shell Card dengan sistem ERP, terutama dalam pengelolaan armada kendaraan perusahaan.

1. Fungsi Shell Card sebagai Solusi Pembayaran BBM

Shell Card adalah kartu non-tunai yang disediakan oleh Shell bagi perusahaan yang mengelola armada kendaraan operasional. Melalui kartu ini, pembelian bahan bakar dapat dilakukan secara digital di SPBU rekanan, dan semua transaksi tercatat secara otomatis dalam sistem Shell Fleet Management. Kelebihannya tidak hanya pada kenyamanan transaksi, tetapi juga pada pelacakan pengeluaran yang lebih terkontrol.

2. Integrasi Otomatis dengan Modul ERP

Ketika Shell Card diintegrasikan ke dalam sistem ERP, misalnya melalui modul akuntansi atau manajemen logistik, semua data transaksi BBM akan secara otomatis tersinkronisasi. Dengan kata lain, proses rekonsiliasi biaya bahan bakar dapat dilakukan tanpa pencatatan manual, menghemat waktu serta meminimalkan risiko kesalahan input data.

Integrasi ini memungkinkan tim keuangan untuk memantau biaya bahan bakar dalam waktu nyata, mengidentifikasi penyimpangan dari anggaran, serta menyusun laporan keuangan yang lebih akurat. Hal ini sangat relevan dalam konteks manajemen biaya tetap (fixed cost), di mana pengeluaran seperti BBM armada termasuk dalam kategori yang perlu dikontrol ketat untuk menjaga efisiensi operasional.

3. Dukungan terhadap Digitalisasi dan Transparansi Biaya

Shell sendiri menyatakan bahwa solusi Shell Card dirancang untuk mendukung digitalisasi proses supply chain dan operasional perusahaan. Dengan integrasi ini, perusahaan tidak hanya memperoleh efisiensi dalam hal biaya, tetapi juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana operasional.

Cara Mengelola Biaya Tetap Secara Efektif

Pengelolaan biaya tetap yang kurang tepat bisa menimbulkan beban finansial yang signifikan, terutama ketika perusahaan menghadapi masa sulit. Oleh karena itu, dibutuhkan pendekatan strategis dan pemanfaatan teknologi untuk memantau serta mengendalikan fixed cost secara efektif. Berikut ini adalah beberapa langkah penting yang dapat Anda terapkan:

1. Mengelola Fixed Cost dengan Pendekatan Strategis

Langkah pertama adalah memahami bahwa biaya tetap tidak selalu bisa dikurangi secara langsung, tetapi dapat dikelola dengan strategi yang tepat. Evaluasi berkala terhadap seluruh pos pengeluaran tetap sangat diperlukan untuk memastikan bahwa setiap biaya benar-benar mendukung tujuan operasional. Dalam situasi di mana pendapatan menurun, kemampuan mempertahankan struktur biaya tetap yang proporsional akan sangat menentukan ketahanan bisnis.

2. Meninggalkan Sistem Manual dan Beralih ke ERP

Masih banyak perusahaan yang menggunakan spreadsheet untuk mencatat biaya tetap secara manual. Padahal, pendekatan ini rentan terhadap kesalahan input, sulit dilacak secara historis, dan memakan waktu. Sistem ERP memberikan solusi yang lebih terstruktur. Dengan ERP, Anda dapat mengawasi realisasi fixed cost secara nyata, mengidentifikasi tren pengeluaran, serta mengoptimalkan perencanaan anggaran berdasarkan data yang tersentralisasi dan akurat.

3. Memanfaatkan Shell Card untuk Pengeluaran Operasional

Untuk perusahaan dengan armada kendaraan, Shell Card menjadi alat yang sangat efisien dalam mengelola pengeluaran bahan bakar, yang tergolong sebagai salah satu elemen biaya tetap dalam kegiatan operasional tertentu. Shell Card tidak hanya memudahkan transaksi, tetapi juga menyediakan laporan yang langsung terintegrasi ke dalam sistem ERP atau software akuntansi perusahaan. Hal ini memungkinkan pencatatan otomatis, audit yang lebih mudah, serta analisis pengeluaran yang lebih transparan.

Shell Card dan Alokasi Biaya Tetap Digital

Dalam banyak perusahaan, pengeluaran bahan bakar untuk armada operasional sering dianggap sebagai biaya tetap, terutama jika kebutuhan transportasi bersifat rutin dan terjadwal. Di sinilah peran Shell Card menjadi sangat strategis.

Dengan menggunakan Shell Card, setiap transaksi pembelian bahan bakar dapat dialokasikan secara otomatis ke pos biaya tetap melalui sistem ERP atau software akuntansi perusahaan. Fitur-fitur unggulan Shell Card seperti:

• Rekam transaksi BBM digital
• Integrasi dengan dashboard fleet management
• Pelaporan biaya secara aktual

Sehingga, memungkinkan perusahaan untuk:

• Memonitor pengeluaran bahan bakar sebagai bagian dari fixed cost
• Mengendalikan budget transportasi dengan lebih baik
• Menyediakan data audit yang akurat dan transparan

Gunakanlah alat yang tepat seperti Shell Card, dan manfaatkan sistem keuangan digital agar kontrol terhadap fixed cost menjadi lebih presisi. Sebab dalam bisnis, stabilitas dimulai dari yang paling fundamental, biaya tetap adalah kunci pengendalian operasional.

Biaya tetap adalah elemen penting dalam struktur keuangan yang harus dikelola secara akurat agar bisnis tetap efisien dan kompetitif. Dengan memahami pengertian, rumus, dan contoh fixed cost, perusahaan dapat merencanakan anggaran lebih presisi. Integrasi teknologi, seperti ERP dan Shell Card, membantu pencatatan biaya tetap menjadi lebih transparan dan terkendali.

FAQ

1. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/cost-structure.html

2. https://ukirama.com/blogs/fixed-cost-dan-variable-cost-apa-yang-harus-kamu-ketahui-tentang-manajemen-biaya

3. https://www.shell.com/business-customers/powering-progress-in-supply-chain/transacting-with-shell.html

4. https://www.shell.com/careers/information-technology.html

5. https://klikpajak.id/blog/fixed-cost/