Sebuah perusahaan pasti memiliki aset berupa barang yang dianggap memiliki nilai dan dapat digunakan untuk memastikan agar operasional perusahaan tetap berlangsung. Sebagai sumber daya bernilai ekonomi, aset yang dimiliki sebuah perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang.

Di masa depan, aset menjadi sesuatu yang dapat menjalankan aliran dana, mengurangi pengeluaran, atau meningkatkan penjualan. Pentingnya aset membuat sebuah perusahaan mesti memastikan agar aset yang dimiliki dapat dikelola dengan sebaik mungkin agar dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Tugas asset management menjadi krusial karena bertugas mengelola aset perusahaan secara efektif untuk mencapai tujuan yang direncanakan.

Untuk itu, cara mengelola aset perusahaan wajib diketahui oleh perusahaan dengan menerapkan asset management dengan baik.

Baca juga: Pengelolaan Aset Perusahaan: Siklus, Tahapan, dan Manfaat

Pengertian Asset Management

Untuk memahami cara mengelola aset perusahaan, sebelumnya mari cari tahu lebih dulu mengenai pengelolaan aset. Aset manajemen adalah pendekatan sistematis untuk mengelola sebuah aset milik perusahaan sepanjang siklus hidup aset tersebut agar mampu memberikan manfaat bagi perusahaan. Aset manajemen berlaku untuk seluruh aset baik yang berwujud maupun tidak berwujud.

Pendekatan sistematis dalam aset manajemen melibatkan suatu siklus mulai dari mengembangkan, mengoperasikan, merawat, meningkatkan, hingga membuang aset dalam cara yang sehemat mungkin.

Dalam sektor bisnis, manajemen aset manajemen adalah upaya untuk melakukan pendekatan yang terstruktur untuk mengoptimalkan biaya, risiko, perawatan dan performa, serta keawetan sebuah aset.

Seiring dengan perkembangan teknologi, aset manajemen juga turut mendapatkan manfaatnya. Adanya teknologi kini memudahkan perusahaan untuk menggunakan data secara efisien dan holistik untuk mencapai tujuan yang sama, yakni memaksimalkan penggunaan aset. Data-data yang tepat membantu perusahaan membuat keputusan yang berdasar.

Tugas Asset Management

Tugas asset management atau manajemen aset adalah melakukan pengelolaan aset milik perusahaan maupun perorangan.1

Sedangkan, tugas staf manajemen aset melakukan berbagai pekerjaan yang didistribusikan padanya, seperti menjalankan asset tracking, menjaga nilai aset agar tetap stabil. Tujuannya agar aset tetap terjaga nilainya dan juga diharapkan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

Tugas staff asset management yang lain yakni menekan risiko kerugian yang bersumber dari penurunan nilai aset maupun kerusakan. Ketika terjadi penyusutan fungsi atau nilai suatu aset, tim harus menyusun laporan penyusutan aset dalam laporan keuangan. Hal ini untuk pertimbangan keputusan yang harus diambil perusahaan.2

Secara rinci, berikut tugas asset management3,4,5:

  • Membuat rencana kerja dan anggaran secara periodik terkait kegiatan di bidang asset management. Penjadwalan dapat dilakukan bulanan hingga tahunan.
  • Melakukan inventarisasi, kualifikasi dan klasifikasi aset perusahaan untuk registrasi aset bisnis yang dikelola.
  • Pengukuran dan pengakuan menyeluruh terhadap kondisi keuangan, hukum, kapasitas serta status aset yang dimiliki.
  • Melakukan monitoring pelaksanaan kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bidang manajemen aset. Monitoring termasuk pada rencana dan anggaran kerja yang disusun.
  • Membuat laporan atas program dan rencana kerja.
  • Melakukan  penilaian atas setiap aset yang dimiliki perusahaan atau perorangan.
  • Menyajikan solusi atas problem perusahaan yang masih dalam lingkup asset management.
  • Menyusun standard operational procedure (SOP) terkait pengelolaan aset.
  • Melakukan pemantauan stok aman di gudang.
  • Melakukan penilaian moneter untuk setiap aset serta menguraikan risiko aset yang dimiliki.
  • Menjabarkan setiap aset dengan detail mulai dari kepemilikan, fisik, tujuan, usia, pajak, biaya, status hukum dan lain sebagainya.
  • Menjelaskan strategi bisnis dalam pengelolaan aset dalam jangka panjang.
  • Menggandeng kalangan profesional untuk mendapatkan saran dan resolusi pada setiap objek yang merupakan bagian dari aset perusahaan.
  • Menggabungkan peran dalam alur kerja perusahaan. Detailnya melalui penetapan tanggung jawab fungsional serta layanan internal seperti keuangan, administrasi, pemeliharaan, hukum dan lain sebagainya.
  • Menguraikan standar prosedur, strategi bisnis dan kebijakan perusahaan untuk menangani beragam jenis kegiatan.
  • Menetapkan inspeksi, audit, dan umpan balik untuk memantau secara rutin kondisi aset perusahaan.
  • Memanfaatkan, menyewakan, dan menjual aset perusahaan untuk mendukung operasional.
  • Memberikan asuransi aset terhadap risiko keamanan secara proporsional.
  • Menetapkan prosedur untuk melacak dan menyelesaikan masalah terkait aset.
  • Menetapkan KPI untuk mengukur efektivitas manajemen aset.

Tanggung Jawab Asset Management

Manajemen aset memiliki sejumlah tanggung jawab yang harus dipenuhi agar aset dan kekayaan perusahaan dapat terkontrol. Manajer aset wajib memberi laporan keuangan dan aset sehingga perusahaan dan melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan yang bijak.

Asset management memiliki tanggung jawab kontrol terhadap kapasitas pelayanan perusahaan yang berkaitan dengan kepemilikan aset. Asset management juga dapat mengatur akses atas manfaat aset perusahaan. 

Selain itu, akuntabilitas menjadi tanggung jawab selanjutnya pada manajemen aset. Perusahaan perlu memiliki mekanisme sesuai standar. Sebagai contoh, bagian finansial harus melaporkan pengeluaran secara transparan sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas pengelolaan aset perusahaan.6

Peran Real Time Monitoring dalam Pengelolaan Aset

Perusahaan berbasis aset seperti manufaktur, transportasi, layanan kesehatan, pertambangan, minyak dan gas, dan lain-lain membutuhkan akurasi yang sangat tinggi ketika berurusan dengan aset yang mereka miliki. Sedikit saja ketidaktepatan dapat berpengaruh pada keuntungan yang didapat. Untuk itu, tidak heran jika teknologi, apalagi yang sensitif terhadap waktu seperti real time monitoring menjadi penting bagi perusahaan yang bergerak di industri-industri ini.

Real time monitoring memungkinkan perusahaan memantau segala data yang dibutuhkan mengenai aset mereka secara real time dengan cara menyematkan penanda atau tag yang berbekal NFC, RFID, GPS, dan lainnya serta readers atau pembaca untuk melacak keberadaan aset, baik itu pada kendaraan maupun peralatan. Data yang dikumpulkan dari aset fisik itu lalu dikirimkan ke sebuah platform dan disimpan untuk nanti diolah dan dianalisis. Hasilnya, data-data tersebut digunakan untuk membuat keputusan-keputusan terkait dengan asset management.

Manfaat Real Time Monitoring

Bagi perusahaan, real time monitoring menghadirkan berbagai manfaat untuk mempermudah aset manajemen, seperti:

  • Memantau dan mengelola aset serta inventaris secara langsung
  • Mencari lokasi dan tempat penyimpanan aset secara langsung
  • Terhindar dari melakukan proses secara manual
  • Memperbaiki alur kerja
  • Menghemat waktu dan uang
  • Data yang lengkap mempermudah analisis serta audit

Shell Fleet Solutions Sebagai Solusi Asset Management

Solusi untuk mengelola aset perusahaan dengan memanfaatkan teknologi real time monitoring adalah menggunakan Shell Fleet Solutions dari Shell Indonesia. Shell Fleet Solutions mendukung Anda untuk mencapai tujuan dalam industri dan teknologi yang terus berkembang seiring dengan berjalannya waktu.

Berbekal pengalaman lebih dari 60 tahun di industri kartu bahan bakar, Shell Fleet Solutions memberikan kenyamanan, kuasa, keamanan, serta penghematan bagi aset-aset yang Anda miliki.

Shell Fleet Card dari Shell Fleet Solutions dibekali dengan teknologi RFID untuk membantu perusahaan mengontrol pemakaian BBM sekaligus menghemat waktu administrasi dengan berbagai tools yang ada.

Selain itu, Shell Fleet Card juga memberikan fleksibilitas untuk mengatur efisiensi penggunaan serta aset manajemen yang menjamin proses bisnis Anda lebih praktis. Temukan informasi lebih lanjut tentang Shell Fleet Card di laman resmi Shell Indonesia.

Seperti disebutkan di atas, tugas asset management penting dalam menunjang tata kelola aset sehingga dapat memberi keuntungan pada perusahaan. Sebagai wakil perusahaan, Anda bisa menggunakan Shell Fleet Solutions dan mendapat manfaat teknologi real time monitoring untuk mengelola aset perusahaan.