ERP adalah: Pengertian, Contoh, Cara Kerja, dan Syarat dalam Bisnis

Perusahaan saat ini dituntut untuk beroperasi efisien, responsif, dan terhubung. ERP adalah solusi yang banyak digunakan oleh perusahaan modern untuk menjawab tuntutan tersebut. Namun, ERP bukan sekadar perangkat lunak biasa, sistem ini berfungsi sebagai fondasi penting dalam mengelola operasional bisnis secara menyeluruh dan real-time.

Selain mendukung pengelolaan internal, ERP juga bisa dioptimalkan dengan integrasi teknologi eksternal, salah satunya melalui Shell Card. Produk ini merupakan solusi pembayaran bahan bakar digital yang membantu manajemen kendaraan operasional menjadi lebih efisien dan transparan.

Artikel ini akan membahas apa itu ERP dan contohnya, serta bagaimana integrasi ERP dengan Shell Card, solusi pembayaran bahan bakar digital dari Shell, dapat mendukung pengelolaan armada dan keuangan perusahaan Anda secara optimal.

Apa Itu ERP?

ERP adalah sistem terintegrasi berbasis perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnis secara menyeluruh dan efisien. Sistem ini menyatukan berbagai fungsi penting dalam satu platform terpadu, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, inventaris, logistik, sumber daya manusia (SDM), hingga manajemen armada (fleet management). 

Salah satu keunggulan utama ERP adalah kemampuannya menyajikan data terbaru dan terpusat. Artinya, setiap departemen dalam perusahaan, mulai dari keuangan hingga operasional dapat mengakses informasi yang sama secara serempak, tanpa harus menunggu proses sinkronisasi manual. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, akurat, dan berbasis data. 

ERP juga meningkatkan transparansi proses internal, meminimalkan human error, serta mempercepat waktu respon terhadap perubahan pasar. Lebih lanjut, ERP modern sering kali dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti pelacakan armada kendaraan secara digital, pengelolaan pesanan otomatis, serta integrasi dengan solusi eksternal seperti Shell Card, yaitu layanan pembayaran bahan bakar berbasis digital dari Shell. 

Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola konsumsi bahan bakar, pemeliharaan kendaraan, serta laporan keuangan armada secara langsung dari sistem ERP yang digunakan.

ERP dan Contohnya dalam Dunia Nyata

Dalam menghadapi tantangan operasiona, banyak perusahaan mengandalkan sistem ERP sebagai fondasi manajemen terintegrasi. Berikut ini adalah pengertian ERP dan contohnya yang paling banyak digunakan, lengkap dengan keunggulan singkat masing-masing contoh ERP:

1. SAP ERP

SAP ERP dikenal sebagai solusi unggulan bagi perusahaan besar dan multinasional yang memiliki kebutuhan operasional kompleks. Sistem ini mendukung manajemen rantai pasok, keuangan, produksi, dan kepatuhan lintas negara. Dengan pendekatan modular dan skalabilitas tinggi, SAP mampu menyesuaikan diri dengan berbagai jenis industri. Platform ini sangat cocok untuk bisnis yang membutuhkan sistem ERP yang stabil.

2. Oracle ERP Cloud

Oracle ERP Cloud dirancang untuk memfasilitasi transformasi digital dengan menghadirkan otomasi penuh dalam proses keuangan, procurement, hingga pelaporan. Berbasis cloud, sistem ini memberikan fleksibilitas tinggi dan dapat diakses langsung dari berbagai lokasi. Didukung teknologi kecerdasan buatan, Oracle mampu memberikan insight strategis yang mempercepat pengambilan keputusan. Solusi ini sangat sesuai untuk perusahaan menengah hingga besar yang berorientasi pada pertumbuhan berkelanjutan.

3. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 menggabungkan ERP dan CRM dalam satu platform yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft seperti Office 365 dan Power BI. Keunggulan utamanya terletak pada kemudahan penggunaan, integrasi yang seamless, dan kemampuan analitik berbasis cloud. Sistem ini mempermudah kolaborasi antar tim dan pelaporan lintas fungsi melalui lintas waktu yang sama. Cocok untuk perusahaan yang mengedepankan efisiensi komunikasi dan konektivitas digital.

4. Odoo

Odoo merupakan ERP open-source yang fleksibel dan sangat populer di kalangan UKM. Platform ini menyediakan berbagai modul bisnis seperti akuntansi, inventaris, penjualan, dan proyek yang dapat disesuaikan dengan mudah. Biaya implementasinya relatif terjangkau, sehingga menjadi pilihan ideal bagi bisnis yang baru memulai digitalisasi. Selain itu, komunitas pengembangnya yang luas memudahkan integrasi dan pengembangan fitur tambahan.

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Bagaimana cara kerja ERP? Sistem ERP dirancang untuk menyatukan berbagai proses bisnis dalam satu platform yang terintegrasi. Dengan menghubungkan berbagai fungsi internal perusahaan melalui basis data yang sama, ERP memudahkan koordinasi antar departemen, mempercepat proses, serta mengurangi kesalahan yang umum terjadi pada sistem yang tidak terintegrasi. Berikut adalah cara kerja ERP secara lebih rinci:

1. Modul ERP Disesuaikan dengan Fungsi Tiap Departemen

Salah satu ciri utama sistem ERP adalah pembagian modul berdasarkan fungsi bisnis. Setiap departemen dalam perusahaan menggunakan modul yang sesuai dengan tugas dan kebutuhannya. Misalnya, departemen keuangan menggunakan modul akuntansi dan pengeluaran untuk mencatat transaksi, sementara divisi logistik atau operasional menggunakan modul fleet management untuk memantau pergerakan kendaraan. Meskipun modulnya berbeda, seluruh komponen ini terhubung dalam satu sistem inti yang memungkinkan data dari satu departemen langsung tersedia untuk departemen lainnya tanpa perlu proses transfer manual. 

2. Basis Data Terpusat Memungkinkan Pemrosesan Otomatis dan Real-Time

Keunggulan utama ERP terletak pada penggunaan basis data terpusat. Setiap kali data dimasukkan ke dalam sistem, misalnya transaksi pembelian bahan bakar melalui Shell Card, informasi tersebut langsung tersimpan dan dapat diakses oleh seluruh modul terkait. Modul fleet management, misalnya, dapat langsung mencocokkan transaksi itu dengan data kendaraan yang digunakan dan rute operasionalnya. Karena data ini diperbarui secara real-time, pengambilan keputusan pun bisa dilakukan dengan cepat dan berdasarkan informasi yang akurat.

3. Laporan Terintegrasi Diperbarui Secara Otomatis

ERP secara otomatis memperbarui laporan-laporan bisnis begitu data baru masuk ke sistem. Dalam konteks manajemen armada, transaksi pembelian bahan bakar dari Shell Card akan langsung tercermin dalam laporan pengeluaran, anggaran, serta konsumsi bahan bakar harian. 

Laporan ini kemudian digunakan oleh manajemen untuk meninjau efisiensi penggunaan kendaraan dan anggaran operasional. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk melakukan kompilasi laporan secara manual, mempercepat proses analisis, dan memperkecil risiko kesalahan data.

4. Proses Otomatisasi Meminimalkan Kesalahan Manual

Dengan integrasi dan otomasi yang tinggi, sistem ERP secara signifikan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan input. Misalnya, ketika perusahaan masih menggunakan sistem terpisah, informasi dari satu sistem harus diketik ulang di sistem lainnya, yang membuka peluang kesalahan penulisan, penghitungan ganda, atau kehilangan data. 

ERP menghilangkan proses tersebut dengan menyatukan semua data dalam satu sistem, sehingga informasi hanya perlu dimasukkan sekali dan akan langsung tersedia di seluruh modul. Ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga keakuratan data bisnis.

5. Integrasi dengan Shell Card Memperkuat Fungsi Manajemen Armada

ERP menjadi semakin tangguh ketika diintegrasikan dengan solusi eksternal seperti Shell Card. Shell Card adalah layanan pembayaran bahan bakar digital dari Shell yang dirancang untuk perusahaan dengan kendaraan operasional. 

Dengan menghubungkan Shell Card ke sistem ERP, perusahaan dapat memantau transaksi bahan bakar per kendaraan secara langsung, menyesuaikan data konsumsi dengan rute yang ditempuh, serta menyusun laporan pengeluaran bahan bakar dalam dashboard ERP secara otomatis. Integrasi ini memberikan visibilitas yang lebih luas atas biaya armada dan memungkinkan perusahaan mengambil keputusan strategis berdasarkan data aktual yang menyeluruh.

Syarat Terpenting dari Sistem ERP

Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari sistem ERP, perusahaan perlu memenuhi beberapa syarat krusial. Syarat terpenting dari sistem ERP adalah komitmen terhadap digitalisasi proses bisnis dan kolaborasi antar departemen. Berikut ini beberapa syarat yang wajib dipenuhi agar dapat memanfaatkan sistem ERP secara maksimal:

1. Komitmen Penuh terhadap Digitalisasi Proses Bisnis

Langkah pertama dan paling penting adalah adanya komitmen menyeluruh dari perusahaan untuk beralih ke sistem digital. Sistem ERP akan bekerja secara optimal jika seluruh proses, mulai dari pencatatan keuangan, pengadaan barang, hingga pengelolaan armada, semua dilakukan secara otomatis dan diproses melalui sistem digital terintegrasi. Tanpa fondasi digital yang kuat, ERP hanya akan menjadi perangkat mahal tanpa fungsi maksimal.

2. Kolaborasi Antar Departemen yang Solid

ERP tidak bisa berjalan efektif jika masing-masing divisi bekerja secara terpisah dan tidak saling terbuka dalam hal data maupun proses kerja. ERP membutuhkan ekosistem yang kolaboratif, di mana antar-departemen seperti keuangan, HR, dan logistik, bisa saling bertukar informasi secara sinkron dan akurat. Hal ini juga mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terkoordinasi.

3. Kemudahan Integrasi dengan Solusi Eksternal, Seperti Shell Card

Sistem ERP harus dapat terhubung dengan berbagai solusi eksternal yang mendukung operasional, termasuk layanan pembayaran bahan bakar digital seperti Shell Card. Dengan integrasi ini, perusahaan dapat memantau konsumsi bahan bakar, pengeluaran armada, serta histori perjalanan secara langsung dari dashboard ERP, sehingga tidak perlu lagi menggunakan sistem terpisah.

4. Akses Data Satu Waktu dan Transparan

Salah satu keunggulan utama ERP adalah kemampuannya menyediakan data terkini dan teraktual. Namun, manfaat ini hanya akan terasa jika data dari seluruh proses bisnis diperbarui secara terus-menerus dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang dengan mudah. Hal ini penting untuk mencegah keterlambatan informasi dan memastikan akurasi dalam pengambilan keputusan.

5. Dukungan Pelatihan dan Pengembangan untuk Pengguna Internal

Teknologi tidak akan efektif tanpa pengguna yang kompeten. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyediakan pelatihan untuk semua karyawan yang terlibat dalam penggunaan ERP. Ini termasuk pelatihan teknis, simulasi penggunaan sistem, serta pembekalan terkait alur kerja baru yang berbasis digital.

6. Pemahaman dan Dukungan dari Semua Pemangku Kepentingan

Terakhir, implementasi ERP memerlukan pemahaman bersama dan dukungan penuh dari seluruh pihak dalam organisasi, mulai dari manajemen atas hingga pengguna akhir. Ketidaksiapan dalam hal budaya kerja atau resistensi terhadap perubahan akan menjadi penghambat utama keberhasilan sistem ERP.

Mengapa Integrasi Shell Card ke ERP Penting bagi Bisnis Anda

Manajemen armada sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi perusahaan yang mengandalkan kendaraan operasional. Tanpa sistem yang terintegrasi, pengawasan terhadap pengeluaran bahan bakar dan perilaku pengemudi menjadi sulit dilakukan.

Dengan menghubungkan Shell Card ke ERP, Anda bisa mendapatkan manfaat sebagai berikut:

• Transparansi penuh atas pengeluaran BBM.
• Pengendalian biaya yang lebih ketat lewat alokasi ke cost center.
• Monitoring konsumsi bahan bakar berdasarkan kendaraan, lokasi, atau driver.
• Analisis performa armada berbasis data langsung.

Dengan demikian, integrasi Shell Card ke dalam ERP tidak hanya mempermudah manajemen operasional armada, tetapi juga menjadi pondasi penting dalam menciptakan efisiensi, akuntabilitas, dan keberlanjutan dalam pengelolaan bisnis Anda secara keseluruhan.

ERP adalah pondasi penting untuk mendukung efisiensi, transparansi, dan integrasi proses bisnis dalam satu sistem terpusat. Dengan memahami cara kerja, contoh, dan syarat penerapan ERP, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen operasional, termasuk melalui integrasi solusi seperti Shell Card. Penerapan ERP yang tepat membantu bisnis beradaptasi lebih cepat dan mengambil keputusan strategis berbasis data nyata.

FAQ

1. https://arvento.id/id/program-erp-4-fitur-yang-wajib-dimiliki-program-erp/

2. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card.html

3. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/shell-card-manajemen-kendaraan-operasional-perusahaan.html

4. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/shell-card-manajemen-kendaraan-operasional-perusahaan.html

5. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/mengoptimalkan-operasional-small-business-dengan-fleet-management-system.html

6. https://www.shell.co.id/in_id/konsumen-bisnis/shell-fleet-card/carbon-asset-management.html