Memahami Pentingnya Manajemen Biaya Proyek: Kontrol Pengeluaran Secara Efektif

Dalam lingkup manajemen proyek, pembengkakan biaya yang tidak terkendali bagaikan fenomena yang dapat menggerogoti anggaran yang telah ditentukan dengan saksama. Hal ini sering kali terjadi dan berpotensi berdampak fatal pada kesuksesan proyek.

Oleh karena itu, seorang manajer proyek perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang manajemen biaya proyek. Pemahaman ini tidak hanya mencakup faktor-faktor yang memengaruhi biaya proyek, seperti harga bahan baku, upah tenaga kerja, dan biaya operasional, tetapi juga konsekuensi negatif yang dapat timbul dari kurangnya manajemen biaya proyek yang efektif.

Definisi Manajemen Biaya Proyek

Manajemen biaya proyek merupakan proses merencanakan dan mengelola anggaran sebuah bisnis atau proyek. Dalam sebuah proyek, proyek manajer bertugas memperkirakan biaya sebuah proyek serta melakukan pengelolaan keuangan perusahaan untuk mengurangi agar biaya tidak melebihi anggaran.¹

Dalam praktiknya, aktivitas manajemen biaya terkait dengan menentukan perkiraan biaya proyek serta kebutuhan sumber daya, baik manusia, bahan, dan alat. Biaya tersebut harus diperkirakan dan dikendalikan sepanjang siklus hidup proyek.

Pentingnya Manajemen Biaya dalam Suatu Proyek

Manajemen biaya proyek sangat penting karena dapat berfungsi sebagai alat pengendalian anggaran, pengambilan keputusan, efisiensi sumber daya, hingga mengurangi risiko keuangan.

Praktik manajemen biaya yang baik juga dapat menjadi alat koreksi pelaksanaan sebuah proyek, membangun transparansi dengan pelanggan, hingga menghasilkan data untuk proyek di masa depan dan memperkirakan tren biaya jangka panjang.²

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya Proyek

Biaya proyek dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, di antaranya ukuran dan kompleksitas proyek, yakni semakin besar dan kompleks proyek, semakin tinggi kemungkinan biaya proyek akan meningkat.

Kemudian, perubahan lingkup dapat menyebabkan peningkatan biaya jika tidak dikelola dengan baik.

Teknologi dan inovasi dapat membawa manfaat jangka panjang pada biaya proyek, tetapi juga bisa meningkatkan biaya awal proyek.

Faktor lainnya adalah ketidakstabilan pasar yang, seperti perubahan harga bahan baku atau kondisi pasar lainnya yang berdampak langsung pada biaya proyek.

Pengaruh Manajemen Biaya Proyek terhadap Hasil Akhir Proyek

Manajemen biaya proyek memiliki pengaruh yang signifikan terhadap hasil akhir proyek. Jika pengelolaan biaya dilakukan yang baik, proyek dapat selesai tepat waktu, sesuai anggaran yang ditetapkan, dan mencapai kualitas yang diharapkan.

Sebaliknya, pengelolaan biaya yang kurang baik dapat menyebabkan proyek terhenti, anggaran meledak, atau hasil akhir yang tidak sesuai ekspektasi.

Dampak Buruk dari Kurangnya Manajemen Biaya Proyek

Berikut beberapa dampak buruk dari kurangnya manajemen biaya proyek.

1. Overbudget

Proyek dapat melebihi anggaran yang telah ditetapkan sehingga menyebabkan perusahaan harus meminjam uang hingga proyek tidak dapat diselesaikan.³

2. Fraud

Tidak adanya manajemen biaya membuat perusahaan tidak mengetahui dengan pasti uang yang masuk dan keluar, termasuk jika ada kontraktor yang mencuri uang perusahaan.

3. Kualitas yang buruk

Ketika biaya tidak dipantau dengan baik, kualitas pekerjaan dapat terdampak karena sumber daya yang dialokasikan tidak mencukupi.

4. Terkena urusan legal

Perusahaan yang tidak mampu mengelola biaya dengan baik dapat kehilangan kepercayaan dari investor atau bank sehingga susah mendapatkan bantuan.

3 Langkah Proses Manajemen Biaya Proyek

Lalu, pertanyaannya sekarang adalah manajemen proyek meliputi apa saja? Untuk mengetahui langkah-langkah manajemen proyek dan pengelolaan pembiayaannya, mari simak penjelasan berikut.

1. Perencanaan

Plan cost management atau perencanaan dilakukan dengan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengeksekusi proyek, seperti kontraktor, SDM, hingga alat.⁴

2. Perkiraan biaya

Cost estimating atau perkiraan biaya adalah proses menghitung biaya yang terkait dengan semua sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.

3. Penganggaran

Penganggaran (cost budgeting) merupakan metode alokasi biaya ke bagian-bagian spesifik dari proyek yang akan berjalan. Anggaran juga digunakan sebagai baseline untuk mengukur dan mengevaluasi performa sebuah proyek.

Selain ketiga langkah di atas, ada pula cost control atau pengendalian biaya, yakni proses mengukur varian biaya dari baseline dengan membuat tindakan tepat, seperti meningkatkan atau mengurangi anggaran.

Tujuan cost control adalah untuk membandingkan anggaran awal dengan biaya estimasi, kemudian mengambil langkah untuk memastikan manajemen biaya proyek tetap sedekat mungkin dengan rencana.⁵

Contoh manajemen biaya proyek yang dapat menjadi kunci kesuksesan operasional dan keuangan perusahaan adalah melaksanakan perawatan dan pemeliharaan berkala. Dengan menjaga kendaraan dalam kondisi yang baik, perusahaan dapat menghindari biaya yang tak terduga akibat kerusakan dan kegagalan mesin karena pengelolaan keuangan perusahaan dilakukan dengan baik.

Contoh lainnya adalah melibatkan pengaturan dan pemantauan perjalanan armada serta pengelolaan konsumsi bahan bakar untuk efisiensi biaya operasional yang lebih efisien.

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan adalah Shell Card. teknologi dari Shell ini dapat mengontrol pemakaian BBM mobil operasional.

Shell Card dilengkapi dengan berbagai tools yang akan menghemat waktu administrasi, memudahkan membuat laporan pemakaian harian, hingga mengatur lokasi pengisian BBM.

Dengan Shell Card, tugas Anda dalam melakukan cost control akan lebih mudah sehingga manajemen biaya proyek dapat lebih efisien. Selain itu, Anda dapat melakukan pengisian bahan bakar di seluruh SPBU Shell. Bensin Shell dapat menghemat bahan bakar hingga 3% sehingga jarak tempuh kendaraan lebih jauh.

¹ _{https://www.projectmanager.com/training/basics-project-cost-management}

² _{https://kledo.com/blog/manajemen-biaya-proyek/}

³ _{https://smallbusiness.chron.com/expenditure-overruns-32719.html}

⁴ _{https://www.ecosys.net/knowledge/project-cost-management/#}

⁵ _{https://asana.com/resources/cost-management-steps}